ניהול משא ומתן על מרחב מוגן

מתוך הפלייליסט: “מה עושים כשהמנכ״ל.ית לא בעניין” (What to Do When the CEO Is Not On Board) 

הסרטון המקורי:* 7.3 Negotiate a protected space*

במאמר הקודם עסקנו בשאלה האישית שכל מי שרוצה להוביל שינוי חייב לשאול את עצמו: עד כמה רחוק אני מוכן ללכת? במאמר הנוכחי נדבר על הדרך הראשונה לפעול - ניהול משא ומתן עם ההנהלה הבכירה על מרחב מוגן.

שתי דרכים לפעול

במאמר הפותח את הסדרה דובר על כך שיש שתי דרכים לשנות את החלק שלך בארגון כשהמנכ“ל לא בעניין. האחת - לעשות זאת עם הברכה של ההנהלה הבכירה. השנייה - לעשות זאת מתחת לרדאר. מאמר זה עוסק בדרך הראשונה: ללכת לדבר עם האנשים למעלה, ולנהל איתם משא ומתן על מרחב מוגן - מעבדה קטנה שבה מותר לך לעשות דברים אחרת.

שני רכיבי החוזה

מניסיון של אנשים שעשו זאת, לחוזה כזה יש בדרך כלל שני רכיבים:

הראשון הוא מה שאת מתחייבת לספק - כדי שההנהלה תאפשר לך לפעול ותניח לך לנפשך. בארגונים של היום, האובססיביים לתוצאות, זה לרוב פשוט אומר שתספקי תוצאות מסוג מסוים. אם תספקי - הם מרוצים ולא יתערבו.

השני הוא מה שאת מרוויחה - מאילו חלקים של המערכת את רוצה לקבל חופש. לרוב זה קשור לכל הסבך של דברים שמחלקות התמיכה כופות עלייך. למשל: בכל הקשור למשאבי אנוש, את חופשייה לעשות כרצונך - לגייס אנשים כמו שאת רוצה, להעסיק, לאמן, לנהל ביצועים בעצמך. אולי גם שכר. או אולי את רק רוצה חופש מרכש מרכזי. זה חלק מהשיחה בחוזה.

שני רכיבים: מה אני מתחייבת לכם? ואיזה חופש אני צריכה במרחב המוגן הקטן שלי?

קל יותר כשאת יחידה עצמאית

הכי קל לקבל חופש כשאת יחידה עצמאית יחסית. זמן קצר אחרי שהספר יצא, לאלו קיבל מייל ממישהו בדרום צרפת שניהל יחידת IT. הוא ניהל משא ומתן מוצלח עם ההנהלה הבכירה, והדבר עדיין עובד שנים מאוחר יותר - הוא עושה דברים נפלאים עם הצוות שלו ונהנה מהחופש הקטן הזה. היה די קל לבנות את זה כי היחידות האזוריות בארגון שלו היו עצמאיות למדי.

קשה יותר אם את חלק מארגון משולב הרבה יותר - אבל גם שם זה אפשרי. הדוגמה המובהקת היא מישלין, יצרנית הצמיגים העולמית. מישהו במשאבי אנוש החליט לנסות צוותים בניהול עצמי - התחילו עם 38 צוותים במפעלים שונים, וקיבלו אישור מההנהלה. מאוחר יותר קיבלו אישור להרחיב לחמישה מפעלים שלמים. כן, זה אפשרי גם בארגונים גדולים ומשולבים.

איך להציג זאת היטב

הסיכויים שההנהלה תאשר גבוהים יותר אם מציגים זאת נכון. דרך אחת יעילה היא למקם את הניסוי כפתרון לבעיה שמעבירה את ההנהלה גם כך.

זה לא רק שאת עושה את זה בשביל עצמך - את מבקשת מרחב פרודוקטיבי לבדוק משהו שיכול להועיל גם להם. גם אם הם לא מבינים לגמרי לאן את הולכת, וגם אם בפועל תלכי רחוק יותר ממה שהם יחלמו - זו שפה שהם יכולים להבין.

אז מה מדאיג אותם? שהצוותים לא מספיק חדשניים? שדברים לא מספיק מהירים? שמעורבות העובדים נמוכה? שהכול בירוקרטי מדי? כשמדברים בשפה שלהם, ואפשר גם לחבר את זה למילות באז כמו “אג’ייל” - הסיכויים לקבל אישור עולים משמעותית. ההנהלה תהיה מרוצה שיש לה צוות שעושה משהו שנשמע סקסי, והמנכ“ל יוכל לספר לחבריו המנכ”לים שהם “עושים קצת אג’ייל”.

הסיפור של מישלין

במישלין, ברטראן בלארן הבין היטב דבר חשוב: לחברה הייתה היסטוריה של תרבות תאגידית חזקה ופטרנליסטית. תרבות זו התחילה להתפורר כשהכניסו ניהול אג׳ייל מאסיבי לכל המפעלים. הניהול האג׳ייל הביא סטנדרטיזציה וייעולים עצומים - אבל גם הרגשה קרה שהרגה את התרבות הישנה. מעורבות העובדים צנחה.

החוזה שנוסח עם ההנהלה היה: “תנו לנו לנסות משהו שבו אנחנו נותנים יותר חופש, יותר ניהול עצמי לחזית הייצור - כדרך לשפר מעורבות עובדים ולחזור לתרבות החיובית שהייתה”. ההנהלה אמרה: “כן, נהיה מרוצים אם זה יצלח - כל עוד התוצאות לא יחמירו, קדימה”.

זה היה החוזה. פשוט, ברור, ומדבר בשפה שהם הבינו.

ההצעה

תחשבי על החוזה שתנהלי עם ההנהלה הבכירה שלך. מה הנושא שמדאיג אותם, שאת יכולה לקשר אליו את מה שאת מנסה לעשות? מה תוכלי להציע שאם יצליח בקנה המידה שלך - הם עשויים למצוא מועיל?

מערכת בתוך מערכת

ארגון “מיתרים” - רשת קהילות וחינוך יהודי משלב - הוא דוגמה חיה לרעיון הזה. מחלקת הקהילה שלהם עובדת באופן סוציוקרטי בתוך ארגון כתום. לא בהסתר - אלא מתוך הסכם עם המנכ“לים והנשיא, שביחד איתם לומדים את הגמישות הזו כבר שנים.

הגיון פשוט עמד מאחורי הבקשה: מחלקה שמלווה קהילות במערכים א-היררכיים - ביקשה לעצמה בדיוק מה שהיא מציעה לאחרים.

הזדמן לי להתבונן בתהליך הגיוס שלהם - המנכ“לית ואחד הקולגות במחלקה, יחד. הדינמיקה ביניהם הייתה חיובית בצורה מיוחדת. הם סיפרו שצפים קשיים בנושא מדי פעם - אבל מה שראיתי היה איזון נעים ובריא ששמחתי להתבונן בו. לא שלמות. פשוט - אפשרי.

במאמר הבא נעסוק בדרך השנייה לפעול כשהמנכ“ל לא בעניין: לעשות זאת מתחת לרדאר, או במילותיו של לאלו: לפתוח מטריית חרא.