האם עלינו להפסיק לתכנן?

מתוך הפלייליסט: “תכלית אבולוציונית” (Evolutionary Purpose) 

הסרטון המקורי:* 6.9 Should we stop planning?*

במאמר הקודם עסקנו בכיצד לבצע תכנון אסטרטגי בדרך שתומכת בחישה והיענות. במאמר הנוכחי נתמודד עם אחת מהאי-הבנות הנפוצות ביותר במעבר לתיל: האם עוברים לחישה והיענות - פירושו להפסיק לתכנן לגמרי?

תכנון אינו רע

אחד מאבני היסוד של מודל הניהול הישן - של חיזוי ושליטה - הוא תכנון. אם מנסים לחזות ולשלוט על העתיד, הדרך הטובה ביותר לעשות זאת היא לקיים תכנית ברורה מאוד עם הרבה אבני דרך - לדעת בדיוק מה הולכים לעשות בשנה הבאה, ועוד יותר טוב בשלוש השנים הבאות.

לכן זה מרגיש טבעי לומר: כשעוברים לחישה ותגובה, זורקים את התכנון לפח, כי תכנון שייך לעולם הישן. אבל זה פשטני מדי.

תכנון אינו רע. הבעיה היא שני דברים: תכנון יתר ואמונה בתכניות שלנו. נעמיק מעט בשתי הבעיות הללו.

הבעיה הראשונה: תכנון יתר

נוטים להתאהב בתכניות וביכולת לתכנן - ולכן עושים את כל התכניות האלה במצבים שלא באמת צריכים לתכנן. השאלה האמיתית היא: מה הכמות המינימלית של תכנון שהארגון שלך באמת צריך?

ברוב המקרים תופתעי מכמה מעט תכנון צריך. דוגמה אישית של לאלו: לפני שנים הוא עשה שיפוץ ענק של מה שהיה סדנה מתועשת נטושה. בהתחלה רצה לקיים תכנית מפורטת מאוד - כל מה שהולך לקרות, כדי לראות מתי יהיה מוכן. ואז הבין שזה לא הגיוני. הוא יכול לעשות כל התכנון המפורט הזה לכל שבוע בשנה וחצי הבאות, וברור שתוך זמן קצר זה יתיישן ויצור לחץ עצום עליו ועל האנשים.

אז התחיל לחשוב: מה באמת צריך לתכנן? והבין שבכל השיפוץ היה רק דבר אחד שצריך לתכנן: האם הבניין יהיה סגור והחלונות יהיו במקום לפני החורף? כי אם יהיו במקום לפני החורף - יוכלו להמשיך לבנות בפנים. אם לא - יצטרכו להפסיק לחודשים ולחכות לאביב. זה הדבר היחיד שצריך לקחת בחשבון במונחי תכנון.

מי שמכירה פיתוח תוכנה זריז (Agile) מבינה זאת לעומק - לא צריך את כל מודל המפל (Waterfall Model), וכמות התכנון הנדרשת היא מאוד מוגבלת. אם לוקחים קיצון כמו בורצורג - הם צריכים לעשות מעט מאוד תכנון. אבל אם בונים את הדור הבא של האייפון - שם כנראה צריך הרבה תכנון, כי יש מאות רכיבים ממאות ספקים שצריכים להתכנס ברגע הנכון.

השאלה האמיתית: מה הכמות המינימלית של תכנון - שאחרי זה לא נתאהב ביכולות לתכנן ובתרשימים היפים שאפשר לעשות?

הבעיה השנייה: אמונה בתכניות

אם מאמינים בתכניות - מפסיקים להקשיב.

כל הרעיון של חיזוי ושליטה הוא: “חיזיתי את העולם לשלוש השנים הבאות, אז אני צריכה להפסיק להקשיב עכשיו. נבצע את התכנית, נעבור על כל אבני הדרך, ובעוד שלוש שנים נקשיב שוב.”

זה מה שרוצים להימנע ממנו. רוצים לחוש ולהגיב ברציפות. לכן גם כאשר עושים כמות מינימלית של תכנון - ברגע שתכננו, זה לא אומר שיצקנו את זה בבטון. זה בדיוק ההפך.

כל תיעוד ותכנון שיש לנו הם מסמכים חיים - כי כל הזמן חוזרים אליהם, מעדכנים ומשנים אותם. במקום ליצוק אותם בבטון ולהפסיק להקשיב.

תכנון חי

אני רואה איך דרך התכנון הזה עובדת מעולה גם איתי לגבי עצמי. אני מתכננת את ההתפתחות המקצועית שלי עם חברה ממש טובה, יעל למפרום, שהיא אשפית בהעברת חלומות ושאיפות לאקסל - ומהאקסל למציאות. התחלנו במפגש ראשון של שיחה עמוקה והבנה אמיתית של מה שבפנים, ואז שמנו לעצמנו נקודות שאנחנו רוצות שיהיו - מבחינת לימודים, תעסוקה, ולא פחות חשוב - מה ממשאב אותי. טבלה עם רצונות ותוכניות נכתבה.

אני לא נכנסת אליה כל יום ובודקת איפה אני נמצאת. אבל ככה כל כמה חודשים, או כשאני מרגישה שאני מאבדת את הדרך, אני נפגשת שוב עם יעל - מסתכלות מה תכננו ומה רלוונטי, איפה אני תקועה ומאיזו סיבה, איפה אני וואו, האם יש אילוצים או הזדמנויות חדשות. ככה גם לא מתכננת יותר מדי - וגם בוחנת את התוכניות שלי.

ההזמנה

אם נפלת לאי-הבנה הזו ואמרת “בואו נפסיק עם כל התכנון” - תקשיבי: מה הכמות המינימלית של תכנון שאנחנו עושות? וברגע שעשינו את זה - האם אנחנו יכולות לא ליצוק את זה בבטון אלא לראות בזה תכנון חי? לחזור אליו כל הזמן בהתבסס על מה שאנחנו חשות ורואות משתנה בעולם סביבנו?

במאמר הבא נעסוק בשאלה שמטרידה הרבה ארגונים: האם אנחנו עדיין צריכות תקציבים - או שאפשר להסתדר בלעדיהם?