כיצד לבצע תכנון אסטרטגי?

מתוך הפלייליסט: “תכלית אבולוציונית” (Evolutionary Purpose) 

הסרטון המקורי:* 6.8 How to do strategic planning*

במאמר הקודם עסקנו בשאלה: האם אנחנו עדיין זקוקים לתכנון אסטרטגי? לעתים קרובות התשובה היא לא - ולפעמים היא כן. כשהתשובה היא כן, אל תעשה זאת בדרך הישנה של חיזוי ושליטה. זה פותח את השאלה: איך עושים זאת באופן שתומך בחישה והיענות מתמשכת?

מחשבות אסטרטגיות - לא תוכנית אסטרטגית

חשוב על זה בדרך שונה: מחשבות אסטרטגיות - ולא תוכנית אסטרטגית.

בארגון שצלל עם לאלו לשאלה הזאת, הגיעו לכך שיש שלושה מרכיבים שקורים בתכנון האסטרטגי המסורתי: חישה, סינתזה ותכנון.

מרכיב ראשון: חישה

פשוט חישה של מה שקורה בעולם ובארגון. בתכנון עסקי מסורתי - החישה היא החלק שפחות מנוצל. זה החלק שבו כמה יועצים או מנהלים חכמים עושים כמה ראיונות וביקורי לקוחות ואז קוראים לזה “חישה”. זה משאיר כל כך הרבה מהידע הפנימי והחוכמה הקולקטיבית של הארגון - אובדים.

אפשר להצליח הרבה יותר בחישה. עם ניהול עצמי, זה אמור לשחרר הרבה יותר אנשים לעשות חישה על בסיס מתמשך. אבל אולי יש רגע ספציפי שבו אפשר לעשות יותר מזה: איך לשלוח כמה שיותר עמיתים לעולם לדבר עם אנשים, לקוחות וספקים? האם אפשר לתאם “משתה חישה” גדול? איך לגרום לאנשים בתוך הארגון לראיין אחד את השני?

זה יכול להימשך כמה שבועות או חודשים. אנשים יכולים לצאת, לצלם סרטונים, לעשות כמה שיותר. חלק מהארגונים מתקינים אפילו תפקיד לזה. בפאבי, היה תפקיד של מפעיל מכונה צעיר שבשלב מסוים ביקש לצאת ולטייל בעולם - לפגוש ספקים ולחפש טכנולוגיות חדשות.

בארגון אחד שלאלו עבד איתו חשבו להתקין תפקיד כזה ולקרוא לאדם “ראש אסטרטגיה”. לאלו ביקש שלא יעשו זאת - כי זה מקבע את התפקיד ושואב את החישה מכל שאר הארגון. זה בסדר שיהיה התפקיד, אבל אל תיתן לאדם הזה כוח לקבל החלטות מהסוג הזה. פשוט תן לו להיות “ראש החישה” ולתאם את מסעות החישה לכל השאר.

מרכיב שני: סינתזה (aggregating)

מדי פעם מה שחשנו - הגיוני לסנתז ולשאול: זה מה שחשנו, לאן זה הולך? האם הסביבה שלנו משתנה? האם הטכנולוגיה משתנה? באיזה כיוון נלך כדי לענות בצורה הטובה ביותר על התכלית שלנו?

הסינתזה הזאת הכי טובה עם קבוצה כמה שיותר גדולה. יש טכניקות לעשות זאת עם מאות אנשים בחדר.

דרך אלגנטית שמתוארת בספר היא מה שHolacracyOne עושה - מדי פעם כל הארגון נכנס לחדר ליום שלם. בבוקר עושים את החישה עם כל מיני פוסט-אִיטים. כשמגיעים לסינתזה, הדרך שהם עושים זאת היא לדבר על קטבים: ככלל, בהתחשב במצבנו ובמה שהבנו עכשיו, אנחנו רוצים יותר מזה מאשר מזה.

למשל: “חידשנו הרבה, ובעתיד הנראה לעין נעדיף לתקנן את מה שיש לנו מאשר להמשיך לחדש.” או: “נתמקד יותר בלקוחות הקיימים שלנו מאשר ברכישת לקוחות חדשים.”

הקטבים נותנים שפה משותפת. אם יש מספר גדול של אנשים בחדר, הסינתזה הזאת נותנת מספיק יישור וכיוון כדי שכולם יוכלו לחוש ולהתקדם בכיוון הנכון. הקטבים לא אומרים שנעשה רק את זה - אבל באופן כללי זה הכיוון שנוטים אליו.

מרכיב שלישי: תכנון

זה החלק שבדרך כלל מוגזם לחלוטין בתכנון האסטרטגי המסורתי. עכשיו מתחילים לכתוב את כל התוכניות והאבני דרך, מכמתים הכל.

הרעיון הוא לכמת ולתכנן רק מה שבאמת צריך - בגלל החלטות שצריך לקבל עכשיו. נגיד שצריך להחליט אם לבנות מפעל מסוים או לקנות מכונה יקרה מאוד - אז כנראה שצריך לכמת את התפוקה הצפויה, כמה חלקים ייוצרו וכמה יעלה לייצר אותם. או אם יש פרויקט מורכב עם מספר זרמי עבודה התלויים אחד בשני - אולי צריך תכנון ראשוני לזרמי העבודה האלה.

האמנות כאן היא לא לתכנן כי התרגלנו לתכנן, אלא לשאול האם באמת צריך לתכנן. ואז לתכנן - כי אחרת חישה וסינתזה מספיקות.

הסיכום: לא מספיק, בדיוק, יותר מדי

ברוב הארגונים המסורתיים: עושים פחות מדי חישה, עושים קצת סינתזה, ועושים יותר מדי תכנון וכימות.

מה שרוצים כאן: הרבה יותר חישה עם הרבה יותר אנשים, אותה כמות סינתזה אבל עם הרבה יותר אנשים - ואז מינימום תכנון, רק מה שנדרש על ידי החלטות שצריך לקבל.

כלים שכדאי להכיר

יש כמה פרקטיקות שכדאי להתנסות בהן ולא משתמשים בהן בדרך כלל בתכנון אסטרטגי מסורתי. תיאוריית U היא מועמדת ברורה. בשלב מסוים של החישה והסינתזה אפשר לעשות מדיטציה, הדמיה מודרכת - פשוט לשחק ולראות אם משהו יוצא.

קונסטלציות מערכתיות - חלק מהארגונים השתמשו בזה ומצאו את זה חזק מאוד. זה מרגיש קצת מוזר וקיצוני, אבל אם פתוחים לזה - חלק מהארגונים מדווחים שזה מדהים מבחינת התובנות שהם מקבלים.

ויש קבוצה בצרפת שכל הזמן מדברת על מל“ך - מח, לב, כליות. ככה הם עושים את כל החישה והסינתזה שלהם - כל הזמן להסתכל על זה משלושת הזוויות האלה, וזה פותח הרבה יותר מפרספקטיבה מסורתית של המח בלבד.

מחשבה אחרונה

ברגע שעשית את הסינתזה, זה אולי משהו שתרצה לחזור אליו פעם בשנה. אם יש מספיק חישה מתמשכת - דרך ניהול עצמי למשל - אפשר פשוט לשאול: הסינתזה שעשינו השנה שעברה, האם היא עדיין רלוונטית, או שצריך לעדכן אותה?

שינוי תודעה, לא רק שיטה

תיאוריית U באמת מציעה תהליכים משמעותיים לחישה - היא מביאה מתודות עשירות וסיפורים מעוררי השראה. עם זאת, הקסם האמיתי מבחינתי הוא שינוי התודעה: דרך הסתכלות שברמה מנהיגותית וארגונית מדובר ממש בהתפתחות אישית ושינוי אורח חיים.

אני רואה איך ההכרות עם התיאוריה משפיעה עלי - כמו שהיא משפיעה ברמה הארגונית. איך אני מורידה בעצמי את הדפוסים, מתבוננת, מגיעה לסף הכאוס ושוהה בסקרנות במה שקורה - ומשם מפציעה למשהו חדש. זה בדיוק מה שמאפשר לחישה הארגונית לקרות באמת - לא רק כתרגיל, אלא כאורח חיים.

איך לעשות את זה? יש כל מיני דרכים. אבל המודעות והרצון לתרגל את זה - בארגונים ובעצמנו - גורם לזה לקרות. ממש מזמינה אתכם לצלול לזה יחד.

במאמר הבא נעסוק בשאלה: האם עלינו להפסיק לתכנן לגמרי? מה ההבדל בין תכנון יתר לבין תכנון נכון - ואיך לא ליפול לאחת מהאי-הבנות הנפוצות ביותר במעבר לתיל.