מפגשי צ'ק-אין צוותיים

מתוך הפלייליסט: “ניהול עצמי: צוותים, עמיתים ומנהלים לשעבר״ (Self-Management: Teams, Peers and Former Managers) 

הסרטון המקורי:* 4.3.9 Team check-in sessions*

במעבר לניהול עצמי, צוותים לעתים קרובות ממשיכים פשוט לעבוד ולעבוד, מתלוננים לפעמים, ורק באופן אקראי מתייחסים לשאלות המבניות של איך הניהול העצמי עובד עבורם. יש פרקטיקה קריטית במיוחד בימים הראשונים של ניהול עצמי - שצוותים יקיימו מפגשי צ’ק-אין סדירים ומיועדים כדי שיהיה מספיק זמן ומרחב לדון ביחד איך ניהול עצמי עובד עבורנו, מה עובד, מה לא עובד, ומה צריך לשנות.

החשיבות של רגעים מיועדים

זה קריטי שיהיו רגעים מיועדים שבהם אנחנו לוקחים צעד אחורה ורואים איך זה עובד עבורנו ומה צריך לשנות. בלי מפגשים כאלה, הנטייה היא פשוט להמשיך לעבוד, להתלונן אולי, ולהחמיץ את ההזדמנות לשפר באופן שיטתי.

ליווי ותדירות

בהתחלה, שימוש במלווה חיצוני יכול להיות מועיל לצוות. עם הזמן, צוותים אמורים לשלוט בתהליך הזה בעצמם.

כדאי לקבוע תדירות מסוימת מראש:

• בהתחלה: מומלץ שצוותים יערכו שיחה כזו פעם בחודש
• כשהדברים מתייצבים: אפשר לעבור לפעם ברבעון

רשימת שאלות מנחות

טוב שתהיה רשימה של שאלות שיכולות לעזור לוודא שאתם מסתכלים על כל ההיבטים השונים של איך הדברים עובדים. הנה כמה שאלות שחלקן שאובות מהספר “Self-management: How It Does Work” מאת אסטריד ורמיר ובן ונטינג, שהיה מאוד בסיסי לנוהגי הניהול העצמי בבורצורג:

• האם הרכב הצוות מתאים?
• האם התרבות שלנו מקבלת את הבדלי האישיות?
• האם יש נכונות להפעיל את תהליך הייעוץ (או ההסכמה)?
• האם חלוקת המשימות והתפקידים עובדת?
• האם אנחנו עושים שימוש טוב בכישרונות שלנו?
• האם אנחנו מרגישים בנוח לפנות אחד לשני בנוגע לאיכות העבודה שלנו?
• האם אנחנו כצוות מרגישים באחריות לאיכות העבודה שלנו?
• האם כל חברי הצוות דואגים אחד לשני?
• האם כולנו יכולים להיות עצמנו בצוות הזה?

התאמה אישית לצוות שלכם

אתם יכולים להסתכל על הרשימה הזו כהשראה ולהכין רשימה משלכם. זה שימושי שהצוות יוודא שהסתכלו על כל התחומים השונים שבהם דברים יכולים לעבוד או לא לעבוד.

הזמינו את הצוותים לקחת בעלות על הלמידה שלהם ועל השיפור שלהם - כך תוודאו שאם משהו לא עובד, זה מטופל במהירות ולא נמשך יותר מדי.

צ’ק-אין בתחילת פגישות

לצד הרגעים המיועדים האלה, נוהג חזק נוסף הוא לעשות צ’ק-אין בתחילת כל פגישה. אולי אתם כבר עושים את זה, אבל חברות רבות מוצאות ערך גדול בלהתחיל פגישה עם צ’ק-אין במקום לקפוץ ישר לתוכן.

אפשר לעשות זאת אחרי כמה דקות של שקט, כשאנשים אומרים בקצרה:

• איפה אני נמצא
• מה עובד עבורי
• מה לא עובד עבורי

למה צ’ק-אין זה כל כך חשוב?

מנסיוני, יש לצ’ק-אין יתרונות נוספים מעבר לשחרור וליקוט מידע:

הבאת שלמות למרחב צ’ק-אין מזכיר לנו שאנחנו לא רק עובדים ביחד - אנחנו אנשים שעובדים יחד. וזה מאוד חזק.

סנכרון והבנה הדדית נניח שלי היה בוקר מגעיל - בן הזוג התיש אותי, אמא חפרה לי. לך היה בוקר מדהים וחלק. עכשיו שנינו בפגישה - אתה מביא יצירתיות ותעוזה, ואני מתנגדת לכל רעיון. ברגע שעשינו צ’ק-אין כנה ואנחנו מבינים איפה כל אחד עומד, אנחנו יכולים לשים את זה במודעות, להתכייל ולהתחשב במצב האמיתי.

זמן שחוסך זמן אני יודע שתמיד אין זמן, והפיתוי לדלג על הצ’ק-אין גדול. אבל האמינו לי - בתמונה הגדולה, צ’ק-אין קצר בכל תחילת מפגש חוסך לנו זמן יקר, בדיוק בגלל כל מה שהוא מביא לשולחן.

לסיכום

מפגשי צ’ק-אין סדירים - הן המיועדים והן בתחילת פגישות - הם כלי קריטי להצלחת המעבר לניהול עצמי. הם מאפשרים לצוות ללמוד, להסתגל ולשפר באופן מתמשך, תוך שהם לוקחים אחריות על התהליך שלהם.

בזאת השלמנו את שלוש הסדרות העוסקות בניהול עצמי: הבנה וחוסר הבנה של ניהול עצמי, התחלות, וצוותים, עמיתים ומנהלים לשעבר. סדרת המאמרים הבאה תעסוק בשלמות (Wholeness) - ותתחיל במאמר על מהי שלמות עבורך.