אם הצוות נושא באחריות, עם מי עליי ליצור קשר?

מתוך הפלייליסט: “ניהול עצמי: צוותים, עמיתים ומנהלים לשעבר״ (Self-Management: Teams, Peers and Former Managers)

 הסרטון המקורי:* 4.3.5 If a team is accountable, who do I call?*

במאמר הקודם דיברנו על אחריות בניהול עצמי - מי נושא באחריות ואיך זה עובד. במאמר הנוכחי נענה על שאלה מאוד ספציפית ומעשית: אם זה הצוות כולו שנושא באחריות, ואין אדם אחד שבולט - עם מי אני יוצר קשר? מי נקודת הקשר שלי?

הדילמה: אחריות קולקטיבית מול צורך בנקודת קשר

בארגונים גדולים שעוברים לניהול עצמי, לעיתים המנהיג באמת מזמין את כולם לצאת לכיוון הזה. אבל אז הוא שולח אותות סותרים - הוא רוצה שיהיו לו נקודות קשר פשוט כדי לנהל שיחה. הוא רוצה שיהיה לו “מר הדרכה” או “גברת שיווק”.

איך מיישבים את זה? איך מיישבים בין קבוצה שמרגישה בעלות מלאה ללא מנהיג צוות מסוים שאחראי לתוצאות, לבין עדיין להיות עם נקודת קשר לעולם החיצון?

כי העולם החיצון זקוק לעתים קרובות למישהו. אם אני רוצה לדבר על שיווק או תפעול או סין - עם מי אני מדבר? לטוב או לרע. לטוב - כמו אם יש פרויקט מרגש ורוצים לדבר איתכם על זה. או לרע - כמו ששמו לב שהאיכות שלכם גרועה וצריכים לנהל שיחה.

הפתרון הפשוט: תפקיד איש קשר

הפתרון הברור הוא פשוט שזה יהיה תפקיד בצוות של חמישה או עשרה אנשים. חילקנו כל מיני תפקידי ניהול, ואחד התפקידים יכול להיות “אני אדם קשר גלוי לחוץ”. לכל המטרות, אני “מר סין”.

חשוב להבהיר: זה לא אומר שיש לי כוח על שאר הצוות. זה לא אומר שאני לבד נושא באחריות לתוצאות הצוות. אני פשוט איש הקשר.

הבחנה קריטית

זאת הבחנה חשובה לעשות - עבור כולם צריך להבהיר: אני רק איש הקשר הראשון, אבל באמת אנחנו כצוות נושאים באחריות לכל הדברים שעליהם תדבר.

אחרת אנחנו עלולים לחזור להיררכיית כוח בלי לרצות לעשות את זה.

שלושה טריקים לשמור על איזון

טריק ראשון: רוטציה

התפקיד יכול להיות ברוטציה - זה תפקיד שמשתנה די תכוף. כל שישה חודשים, כל שנה, משנים את מי שהוא האדם הגלוי לעולם החיצון.

זה מבהיר לכולם - גם בפנים וגם בחוץ - שזה לא “הבוס”, זה פשוט התור של האדם הזה להיות נקודת הקשר.

טריק שני: בפגישות רגישות, אל תלכו לבד

בפגישות רגישות אולי נחליט שהאדם הזה לא הולך לבד לפגישות או שיחות. נגיד שמישהו מנהל שיחה כי הם לא מרוצים מהעבודה שלנו - אולי האדם הזה לא הולך לבד. אולי זה שלושה או ארבעה אנשים מהקבוצה כדי לוודא שיש לנו בעלות קולקטיבית על מה שקורה בשיחה הזאת.

זה גם מגן על איש הקשר מלהרגיש עומס יתר או לחץ בודד, וגם מבהיר לעולם החיצון שהצוות כולו מעורב ואחראי.

טריק שלישי: תקשורת ברורה

חשוב להסביר לעולם החיצון - ללקוחות, לספקים, לשותפים - איך זה עובד אצלכם. “היי, דני הוא נקודת הקשר שלנו השנה, אבל אנחנו עובדים כצוות ודני מייצג את כולנו.”

כשהכל שקוף ומוסבר, פחות סיכוי שיווצרו אי הבנות או ציפיות שגויות.

למה זה עובד?

הפתרון הזה מיישב בין שני צרכים לגיטימיים:

מצד אחד: הצורך של הצוות לאחריות אמיתית ובעלות משותפת. לא רוצים שאדם אחד יהפוך למנהל בשם אחר.

מצד שני: הצורך של העולם החיצון לנקודת קשר ברורה. אנשים רוצים לדעת עם מי לדבר, איך להתחיל שיחה, למי לשלוח מייל.

התפקיד של איש קשר - כשהוא מוגדר ברור, משתנה ברוטציה, ולא מקבל כוח מיוחד - הוא הדרך לתת לשני הצדדים את מה שהם צריכים.

כשאני אשת קשר

כשאני אשת קשר, אני ממש חשה מתי זאת משימה רק עבורי ומתי לערב את הצוות או חלק ממנו.

בעצם, כל מה שטכני, מובן מאליו, או תחת מדיניות ברורה - אני עושה בעצמי. חלק מהתפקיד הוא דווקא להוריד עומס מיותר מהצוות. משימות חשובות אני אדווח שעשיתי.

לעומת זאת, כל תהייה או קונפליקט - זו הזמנה לשיתוף. לעיתים רק אתייעץ עם מישהו אחד, ואנחנו כבר נרגיש בעצמנו האם זה מספיק או האם כדאי להתייעץ עם כולם.

במקרה של קונפליקט גדול, או כשאני יכולה לנחש שיהיו התנגדויות בצוות - אני אזמין את הצוות להבין יחד איך לטפל בזה.

פשוט ויעיל.

לסיכום

השאלה “עם מי אני יוצר קשר?” נשמעת טכנית, אבל היא למעשה מגלה משהו עמוק יותר: איך אנחנו שומרים על האיזון בין אחריות משותפת לבין הצורך במבנה וברורות.

הטריק הפשוט - לעשות מזה תפקיד, ובאופן הזה אתה יכול ליישב בין אחריות צוותית אמיתית לבין העובדה שהעולם החיצון לעתים קרובות רוצה איש קשר אחד כדלת כניסה לצוות הזה.

במאמר הבא נעסוק בנושא של לחץ עמיתים - איך לוודא שלחץ עמיתים יהיה בריא ובונה ולא הרסני.