השקת צוותי ניהול עצמי

מתוך הפלייליסט:  ״ניהול עצמי: מתחילים״ (Self-management: Getting Started) 

הסרטון המקורי:* Launching self-managing teams*

במאמר הקודם דיברנו על המלכודת הנפוצה של “פשוט תעשה את זה” ועל החשיבות של תמיכה מאוזנת. במאמר הנוכחי נעמיק בארבעת סוגי התמיכה שצוותים צריכים כשעוברים לניהול עצמי.

חזרה על הרעיון המרכזי

בקטע הקודם דובר על העובדה שכאשר צוותים מוכנים להיות מושקים, הם זקוקים לתמיכה כדי ליישם ניהול עצמי, ללמוד אותו ולהבין אותו. יש להימנע מהקיצוניות של אי מתן תמיכה כלל - “פשוט צאו לשם ותבינו את זה לבד” - או מתוכנית שלמה שבה הכל מתוכנן מראש והם רק עוברים את השלבים מבלי לקחת באמת אחריות על התהליך.

הוזכרו ארבעה סוגי תמיכה, ובואו נעמיק בהם.

סוג התמיכה הראשון: יצירת הקשרים נכונים

סוג התמיכה הראשון שרבים מהצוותים זקוקים לו הוא יצירת ההקשרים הנכונים לקיום השיחות הנכונות. זה אומר קריאה לפגישות ומתן נושאים עיקריים שהצוותים יכולים לדון בהם כדי לעזור להם להתקדם לכיוון ניהול עצמי.

חלק מהצוותים יוכלו להבין את כל זה בעצמם - יש להם את הבגרות. הם פשוט יאמרו “אוקיי, אנחנו הולכים לנהל את עצמנו, בואו נקיים פגישה ונדבר על זה ואז נקיים עוד פגישה ונדבר על נושא אחר”. אבל לרוב הצוותים עוזר לספק להם סוג של פורמט פגישה - “בואו נפגש סביב הנושא הזה והנה כמה נושאים שאנחנו מרגישים שהם קריטיים כדי שתתחילו לנהל את עצמכם”.

דוגמאות לנושאי דיון חיוניים

הגדרת תוצאות הצוות

זה קריטי בשלב מוקדם שהצוות יקיים פגישה, שיחה על מהן תוצאות הצוות שהם שואפים אליהן. מקום שבו הם מגדירים לעצמם את התוצאות שמשמעותן שהם גאים בעבודתם, שמראות שהם שולטים בעבודתם ושהם פועלים ברמה בריאה.

זה תלוי בהם להבין מה זה אומר - זה יכול להיות מספר התיקים שהם עושים ביום, זה יכול להיות האיכות, זה יכול להיות כל מיני דברים. זה תלוי בהם להחליט איך הם הולכים להוכיח לעצמם שהם עושים עבודה טובה ואיך הם הולכים להוכיח לארגון מבחוץ שהם עושים עבודה טובה.

אם קראת מאמרים קודמים על מערכות בתיקון עצמי, את יודעת שזה בהחלט חיוני - שצוותים יגדירו לעצמם סוג של רמה או נורמה שהם רוצים להשיג.

הגדרת משאבי הצוות

שיחה נוספת שהיא קריטית לצוותים היא לדבר על משאבי הצוות - אילו משאבים הם צריכים כדי להתחיל לנהל את עצמם?

אולי כבר יש להם כל מה שהם צריכים וזה נהדר, אבל אולי לא - אולי הם צריכים הרבה יותר מידע ונתונים. אם הם הולכים להבין את דרכם במקום ההנהלה, הם צריכים את סוג הנתונים והמידע הזה על בסיס יומי או שבועי. ולעתים קרובות את צריכה לתת קצת תמיכה ממחלקת המחשוב כדי לספק את הנתונים האלה לצוות.

אבל זה יכול להיות גם שהם יצטרכו אנשים מהסגל התומך שיהיו חלק מהצוות. לעתים קרובות את רוצה שהצוותים האלה יהיו מקצה לקצה ויוכלו לעשות הכל בעצמם ואז הם צריכים רוכש או איש משאבי אנוש בצוות או מה שלא יהיה. אז הצוות מגדיר אילו משאבים הם צריכים.

הגדרת כללי המשחק

השיחה החשובה השלישית היא על כללי המשחק - איך אנחנו הולכים לפעול.

אם קראת את המאמר שבו דובר על חמשת התהליכים שכנראה הכי קריטיים לניהול עצמי, אלו החשודים הרגילים שהצוות מגדיר:

• איך אנחנו הולכים לקבל החלטות?
• למי יש אילו תפקידים?
• איך אנחנו הולכים להתמודד עם קונפליקט?
• איך אנחנו יכולים להפוך מידע לזמין ושקוף בקלות עבור כולם?
• איך אנחנו הולכים לעשות ניהול ביצועים? - מה קורה כשאנחנו כצוות או באופן אישי לא באמת עומדים בסטנדרטים שלנו.

אז חשוב לצוותים להגדיר את כללי המשחק שלהם כדי שהם יידעו “זה איך אנחנו הולכים לפעול”.

זוהי למידה תוך כדי דרך

זו דוגמה לסוג ההקשר שאת יכולה לעזור לצוותים ליצור באמירה שחשוב שתיפגשו ושתדברו ותגדירו את הדברים האלה, מתוך הידיעה המלאה שזה באמת למידה תוך כדי דרך.

אז זה אומר לצוותים שהם יכולים להיות בתהליך של להבין את זה למשך חודשיים-שלושה והם יכולים לחזור על זה ואולי את תזמיני אותם לפגישה שממנה הם יחזרו לזה. אז הם לא צריכים להרגיש את הלחץ שהם צריכים להבין את הדרך המושלמת לעשות את זה - לא, הם פשוט מבינים דרך שתגרום להם להתחיל לפעול ובעוד שניים-שלושה חודשים הם יכולים לשנות ולשפר את זה.

סוג התמיכה השני: הנחיה

לחלק מהצוותים, לא לכל הצוותים אבל לחלק מהצוותים, זה יכול להיות ממש בעל ערך שיהיה מישהו חיצוני לצוות שיבוא להנחות.

זה יכול להיות מישהו מתוך הארגון או מחוצה לו, אבל זה חייב להיות מישהו מחוץ לצוות שעוזר להם לשמור על השיחות מקורקעות, עוזר להם להקשיב זה לזה בדרכים פרודוקטיביות, עוזר לוודא שגם הקולות השקטים מדברים וכדומה.

בהתחלה רצוי לתת יותר הנחיה כי זה לא בעיה - זה יהווה מודל לחיקוי למספר התנהגויות שהצוותים אז יקלטו ויוכלו לעשות מאוחר יותר בעצמם.

סוג התמיכה השלישי: מומחיות

אז איך לקבל החלטות - קונצנזוס, מבוסס הסכמה, תהליך ייעוץ?

זה שימושי לצוותים לדעת איך ארגונים אחרים בניהול עצמי עושים את זה. זה מועיל להם להכיר את האפשרויות כי אחרת זה יכול להיות ממש קשה להמציא את הדברים האלה מחדש.

לא כדאי לומר להם שהם צריכים לעשות את תהליך הייעוץ בדיוק בדרך הזו, אבל זה שימושי להם לדעת שזה קיים. אז לספק מומחיות כשהצוותים צריכים אותה, זה ממש מעניין וחשוב.

זה יכול להיות בכל מיני דרכים - זה יכול להיות עם מסמכים, עם מלווה או מנחה חיצוני שבאמת יודע על הדברים האלה ושזמין להם, זה יכול להיות מישהו בתוך הארגון שיודע הרבה ושהם יכולים להזמין לפגישה שלהם. יש כל מיני דרכים ללכת.

סוג התמיכה הרביעי: הכשרה

כמעט בהכרח כשאנשים מתבגרים לתוך ניהול עצמי, הם ירצו כמה כישורים - כישורי הקשבה וכישורי התפתחות אישית, במתן משוב, בניהול שיחות קשות ופתרון קונפליקטים.

הדברים האלה, הכי טוב לעשות אותם כשהצוותים כבר פועלים והם מתחילים להתמודד עם הדברים האלה. יש ארגונים שמכשירים אנשים מלכתחילה אבל אז זה קצת מופשט - אדם מקבל את כל ההכשרה הזו לדברים שנראה לך שאולי תצטרכי מאוחר יותר כשתעברי לניהול עצמי.

זה הרבה יותר טוב ללכת אל הדברים האלה, לתת לכיוון ניהול עצמי, שיהיו כמה מהקונפליקטים האלה ואז לספק את ההכשרה בזמן הנכון.

כל סוגי התמיכה שזורים זה בזה

כיועצת ארגונית בתחום ההשתתפותי, כל סוגי התמיכה האלו מרתקים אותי והם גם שזורים מבחינתי.

ביצירת הקשרים הראשונים - לעזור לצוותים בכלל להבין על מה מדובר, מה זה אומר, מה מתרחב בתחום האחריות האישית שלהם ומאיפה לגשת לזה.

ההנחיה - שמחזיקה את השיקולים והרצונות, מביאה אותם תחילה למודעות אישית ומשם לקולקטיבית, בצורה שמוכיחה שוב ושוב שיש מקום לכולם.

המומחיות - להביא את הידע המדהים שאספתי מהתעמקות בלאלו, בלימודי סוציוקרטיה, בלימודים ב“להוביל שינוי במציאות קיימת” של המאסטריות טובה ארבון ורותם עופר בבר אילן, בעוד המון הכשרות, ובניסיון חיי.

ההכשרות - שמתחילות מבחינתי קודם כל בתקשורת מקרבת, וצוללות משם לתיאוריית U. הכשרות שמלמדות אותנו הקשבה לעצמנו, לסביבה, ואיך לתקשר את זה, תאורית U גם מתמודדת בנוסף בעבודה עם נוכחות, מורכבויות, אי ודאות ועוד, בנוסך הכשרות המנהיגות השתתפותית שמלמדות אותנו ליצור יחד גם במתודות וגם בצורות מחשבה ואורך חיים.

אילו הייתי דיקטטורית מערכת החינוך, אלו ההכשרות שהייתי מכריחה את כולם ללמוד. הם הבסיס לתרופה של הכאבים הגדולים בעידן שלנו וגם הכאבים בארגונים שלנו. הם לא הכל - הם הקרקע.

מבחינתי כל הכישורים האלה הם חלק משלם אחד, שמנחה/מלווה השתתפותית צריכה לא רק להכיר, אלא זה אורח חיים שבו את מתאמנת (practice) בכל מישור ומערכת יחסים בחיים.

לסיכום: ארבעת סוגי התמיכה

אלה ארבעה סוגי מנגנוני תמיכה שרוב הצוותים אולי יצטרכו בשלב כלשהו ושאת יכולה להפוך זמינים להם כשהם צריכים אותם:

1. יצירת הקשרים נכונים - פורמטים לפגישות ונושאים לדיון
2. הנחיה - מישהו חיצוני שמסייע בניהול השיחות
3. מומחיות - ידע על איך ארגונים אחרים עושים דברים
4. הכשרה - כישורי תקשורת, משוב וניהול קונפליקטים

באילו צוותים להתחיל?

עכשיו הנה עוד שאלה מעניינת - עם אילו צוותים להתחיל?

רעיון ממש מעניין הוא לעשות את זה על ידי הזמנה - לעשות את זה כי אנשים רוצים לעשות את זה. תעשי הזמנה ותראי איזה מהצוותים מתחילים ורוצים להתחיל.

גזר חכם: הדוגמה הבלגית

יש רעיון מעניין ממשרד התחבורה הבלגי שבו היה להם בעצם גזר חכם מאוד כדי להזמין צוותים לאמץ ניהול עצמי.

הם אמרו לצוותים: “אם אתם רוצים לעשות ניהול עצמי, הדבר המגניב הוא שתוכלו לעבוד יום או יומיים מהבית ולא תצטרכו לבוא למשרד התחבורה, אז תימנעו מפקקי תנועה והחיים שלכם יהיו הרבה יותר גמישים. זה אפשרי בניהול עצמי כי אתם פשוט מנהלים את עצמכם, אנחנו כבר לא נבדוק כמה שעות אתם עושים, לא נדרוש מכם להגיע ולצאת בזמנים קבועים. אבל אם אתם רוצים לעשות את זה, אז אתם צריכים לעבור לניהול עצמי, אתם צריכים לעשות את התהליכים שבהם אתם מגדירים לעצמכם מהן התוצאות שאתם רוצים שיהיו כדי שאנשים מבחוץ יידעו שאתם עושים עבודה טובה”.

זו שאלה ממש מעניינת - איזה סוג של גזר את יכולה לתת לצוותים כדי שיתחילו בניהול עצמי?

“במאמר הבא נבחן מודל היברידי: צוותי ניהול עצמי בתוך ארגון היררכי - איך זה עובד?”