התמודדות עם החשש שתהיה פחות עבודה

מתוך הפלייליסט:   ״ניהול עצמי: מתחילים״ (Self-management: Getting Started) 

הסרטון המקורי:* Addressing the fear that there will be less work*

במאמר הקודם עסקנו בשאלה: האם להשתמש במונח “ניהול עצמי”? וראינו למה עדיף להעדיף סיפור על מושג. במאמר הנוכחי נדבר על אחד החששות המרכזיים שצצים כשמתחילים לדבר על ניהול עצמי - מה קורה לאנשים כשהעבודה המיותרת פתאום נעלמת?

הבזבוז שנחשף

דבר אחד שכמעט בוודאות יקרה ברגע שמתחילים לאמץ ניהול עצמי הוא שפתאום תחשפי את כמות הבזבוז העצומה שהתרחשה במערכת ההיררכית המסורתית הישנה.

יש את כל הפגישות האינסופיות ופגישות התיאום כדי לגרום לכולם בכל רמות ההיררכיה להרגיש שהם בשליטה ובטוחים. יש את כל מסמכי האקסל והפאוורפוינט חסרי התועלת שהופקו רק כדי שמידע יוכל לזרום למעלה ולמטה בהיררכיה. יש את כל מנגנוני הבקרה, כל הדברים שאנשים עושים כדי לכסות על עצמם, כדי להיראות טוב מול ההיררכיה.

גארי האמל מדבר על העובדה שלרוב האנשים יש שתי עבודות - עבודה אחת שהם באמת עושים ועבודה נוספת רק כדי להיראות טוב בעיני אנשים אחרים.

כמעט כל זה עלול פתאום להיעלם, ואז מופיע הרבה זמן פנוי. זה משהו שחוזר על עצמו שוב ושוב בארגונים שעוברים לניהול עצמי.

הזמן הפנוי הזה נפלא. לא כדאי לבזבז אותו במשימות חסרות תועלת. עדיף לעבוד למען התכלית. ישנם אנשים שעלולים לקרוא לזמן פנוי “קיבולת עודפת” - משלמים לאנשים שאין להם הרבה מה לעשות. בדרך כלל זה נוטה להתרכז באנשים שהיו להם סוג של תפקידי ניהול ביניים, ניהול בכיר ואנשים בתפקידי צוות.

השאלה הקשה: מה קורה עם האנשים האלה?

השאלה הופכת להיות: אבל אז מה קורה עם האנשים האלה? האם פשוט נפטרים מהם? האם מפטרים אותם? האם מחלקים אותם מחדש? זה סוג הלשון שמשתמשים בה במערכות מסורתיות שבהן רואים אנשים כאובייקטים שאפשר להזיז על פני תרשים ארגוני.

יש שני דברים שיכולים לקרות.

תרחיש ראשון: משבר הישרדות

במקרים מסוימים, אבל הם באמת נדירים - במקרים שבהם הארגון באמת מדמם כסף ונמצא בסכנת הישרדות - במקרה כזה אולי באמת יהיה הגיוני לומר “לא נוכל להשתמש בכולם כי בדחיפות צריכים להוציא פחות כסף”.

במקרה כזה את יכולה לבקש מאנשים מסוימים לעזוב. ברור שמנקודת מבט של ניהול עצמי, מה שבאמת רוצים לעשות זה להזמין אנשים, אולי בקטגוריות הנכונות, לומר “האם יש מישהו שמוכן לעזוב? להיות עם תוכנית וולונטרית?”

לעיתים קרובות מוצאים שכמה אנשים רוצים לעזוב - כי כל עניין הניהול העצמי הזה לא ממש הגיוני להם, או כי הם הסתכלו על משהו אחר בחיים שלהם בכל מקרה. אז זה עלול להיות פשוט ההזדמנות לעשות את זה - במיוחד אם הנסיבות עדיין מאפשרות לספק להם דרך הולמת לעזוב.

תרחיש שני: הזדמנות לצמיחה

אבל כמעט בכל המקרים האחרים, מה שאת יכולה לעשות זה להשתמש בכל הכישרון והזמן המשוחרר הזה כדי להמריץ את כל הפרויקטים שישרתו את התכלית ושאנשים כל הזמן מדברים עליהם אבל אף פעם לא מגיעים אליהם.

ברוב הארגונים יש מספר אינסופי של יוזמות ופרויקטים שאפשר לעשות כי יש את כל התכלית הזו שרוצים להגשים, אך בדרך כלל חסר אנרגיה, אנשים וזמן לעשות את זה.

אז מה שקורה הוא סוג של הזמנה לאנשים לומר “תמצא לעצמך מקום אחר, משהו שמרגש אותך, משהו שיהיה בעל ערך לארגון”.

החשיבות של ביטחון

חשוב לספק כמה שיותר בהירות סביב זה כי זה נותן לאנשים ביטחון. כשמתחילים לדבר על ניהול עצמי, כשאנשים מבינים שחלק מהעבודה נעלמת, זה יכול להוציא הרבה פחדים וצדדים אפלים.

מה שקורה אז הוא שאנשים נוטים לחשוב “איפה אני צריך להיות, איפה אני צריך למקם את עצמי כדי להיות בטוח שאני שומר על העבודה שלי?” ואז אנשים מתחילים להיות אנוכיים - “לך מהדרך שלי, זה המקום החדש שלי”.

אם את יכולה להבהיר מראש שלא יהיה ואין סיבה לפחד, כי לארגון הולך מספיק טוב ושיהיה זמן לאנשים למצוא דרכים שבהן הם יכולים להוסיף ערך - פתאום את יוצרת משהו מאוד שונה. יש ביטחון ואז אנשים יכולים להתחיל להסתכל סביב ולומר “תמיד רציתי לעשות את זה, אולי אני יכולה לעשות את זה עכשיו”.

דברים נפלאים מתחילים לקרות

הרבה ארגונים מספרים שדברים נפלאים מתחילים לקרות, שאנשים באמת מתחילים לצמוח לתפקידים שהם מעולם לא חשבו שיוכלו לעשות או שיהיו זמינים להם.

דבר נוסף שמתפתח הוא שיש סולידריות אמיתית שבה אנשים אומרים “אם אתה רוצה לעשות קצת מהעבודה שלי, זה נהדר. אולי אני יכול לעשות קצת מהעבודה של מישהו אחר וללמוד בדרך הזו”.

סיפור מהמשרד לתחבורה הבלגי

דוגמה לסיפור פשוט ויפה מטרנספורמציה מסוימת - זאת הטרנספורמציה שהתחילה לקרות במשרד התחבורה הבלגי לפני כמה שנים.

אחד הדברים שקרו הוא שכשצוותים התחילו לנהל את עצמם, הם יכלו להתחיל לעבוד מהבית יום או יומיים בשבוע. עבור הרבה אנשים זה היה נפלא, אבל אז היו כמה אנשים במשרד שקיבלו אזרחים בקבלת הקהל - והם אמרו שזה לא הוגן. גם הם היו שמחים לעבוד מהבית אבל ברור שחייבים להיות בקבלת הקהל כדי לדבר עם האזרחים.

אז מה שקרה זה שחלק מהאנשים שעבדו מהבית מצאו את זה די מעניין כשינוי לעבוד יום או יומיים בשבוע באינטראקציה עם אזרחים במקום פשוט לעשות תיקים בבית. אנשים פשוט התחילו להחליף תפקידים ליום או יומיים. זאת לא היתה תוכנית שמשאבי אנוש הגו - זה פשוט משהו שקרה מסולידריות אמיתית.

האנשים שהיו רגילים להיות חמישה ימים בשבוע עם אזרחים יכלו עכשיו לעבוד יום או יומיים בשבוע מהבית עם תיקים.

אנשי הניקיון והמוקד הטלפוני

ואז קרה משהו שהיה ממש מדהים: חלק מאנשי הניקיון מהמשרד אמרו שזה לא הוגן - גם הם רוצים לעבוד יום או יומיים מהבית, אבל ברור שלא ישלמו להם לנקות את הבתים שלהם.

מה שמצאו זה שאנשים שעשו ניקיון יכולים אולי לעשות יום או יומיים בשבוע לעבוד במוקד טלפוני בקו הראשון. אז חלק מהאנשים הוכשרו להיות מפעילי מוקד טלפוני. מכיוון שהיתה להם תוכנה חדשה שאפשרה לאנשים במוקדים טלפוניים לעבוד יום או יומיים מהבית, פתאום היו אנשים שהיו רגילים לנקות את המשרד חמישה ימים בשבוע שעכשיו ניקו את המשרד שלושה או ארבעה ימים בשבוע וקיבלו טלפונים יום או יומיים מהבית.

מי שהוביל את הטרנספורמציה הזו במשרד לפני כמה שנים הדגיש את החשיבות של הביטחון כמנגנון שמאפשר למנגנוני סולידריות כאלה לקרות. כשאנשים מרגישים מספיק בטוחים שהעבודה שלהם לא בסיכון, הם מתחילים להיות פתוחים לדברים כאלה.

החלטה מעניינת על שטח המשרדים

במשרד הבלגי היו כמעט 40,000 מטר רבוע של שטח משרדים. מכיוון שהרבה יותר אנשים עובדים מהבית ומכיוון שהם שיפצו את שטח המשרדים, הם הקטינו את השטח לעשרים אלף מטר רבוע.

ההיגיון היה שצריכים פחות אנשי ניקיון למשל. אבל הם החליטו לא לקצץ באנשי הניקיון אלא במקום זאת לנסות למצוא אם יש דרכים אחרות שהאנשים האלה יכולים להוסיף ערך - שוב רק בשם הביטחון והסולידריות ובהבנה שאנשים הם הרבה יותר מהתוויות שלהם.

אנשים יכולים למצוא ולהמציא לעצמם עבודה שמשרתת את התכלית של הארגון כשהם מסתכלים פנימה בצורה שתוכניות משאבי אנוש לא יוכלו לעשות לעולם.

סיכום: הבהירי מה קורה לזמן המשוחרר

לכל זה חשוב שמראש תבהירי לעצמך ותבהירי לאחרים מה קורה לזמן הזה שעלול פתאום להשתחרר.

האם חלק מהזמן הזה יוביל לאובדן מקומות עבודה, או שאת יכולה להרגיע את כולם שזה רק יוביל לכך שהם יעשו עבודה מעניינת יותר - וזה תלוי בהם למצוא איזו עבודה מעניינת יותר הם רוצים לעשות.

במאמר הבא נעסוק בשאלה: מהי רמת הבעלות הפסיכולוגית? - כיצד לבחון את מידת המוכנות של הארגון לניהול עצמי.