הפיכת המבנה החדש לברור ונראהכולנו מכירים את הפירמידה - מבט אחד ומבינים הכל. ניהול עצמי לא נראה ככה, ובהיעדר תמונה ברורה - נוצר בלבול, חוסר אמון, ושאלות על "היררכיה נסתרת". שלוש אסטרטגיות להפוך מבנה חדש לנראה, מובן וזמין לכולם.

מתוך הפלייליסט: ״ניהול עצמי: מתחילים״ (Self-management: Getting Started) 

הסרטון המקורי:* Making the new structure visible*

במאמר הקודם דיברנו על הטמעת נהלים חדשים. במאמר הנוכחי נעסוק באתגר חשוב: איך הופכים את המבנה החדש לנראה ומובן?

האתגר: המבנה הבלתי נראה

אחד האתגרים הגדולים כשעוברים לניהול עצמי הוא שאין יותר דיאגרמה ארגונית פירמידלית פשוטה שכולם מכירים.

כולנו צמחנו עם התמונה הזו של הפירמידה - היא כל כך מוכרת שאנשים פשוט יכולים להסתכל על דיאגרמה ארגונית ומיד להבין אותה. אף אחד לא צריך מישהו שיסביר “זה ארגון עם היררכיה”.

אבל עם ניהול עצמי, פתאום אנשים מתמודדים עם מבנה שהם לא מכירים.

התוצאות הבלתי רצויות

הבעיה היא שזה מייצר בלבול, חוסר הבנה, ושמועות שווא.

אנשים פשוט מתבלבלים. אנשים לא בטוחים מי לפנות אליהם עבור מה, איך דברים עובדים. זה בלבול לגבי התפקידים, לגבי הכוחות, כמעט לגבי כל דבר.

ואז זה מייצר חוסר אמון ששואל “האם יש ממש ניהול עצמי כאן או שיש איזו היררכיה נסתרת שפשוט לא רואים?”

אז זו בעיה גדולה.

אסטרטגיות להפיכת המבנה לנראה

אז איך הופכים את המבנה החדש לנראה? לאלו מציע שלוש אסטרטגיות.

אסטרטגיה 1: איך אנחנו מתארגנים

העצה הראשונה היא פשוט להיות ממש ממש ממש ברור כיצד הארגון מתארגן.

אנשים צריכים תמונה מנטלית של המבנה החדש. בדיוק כמו שהיה להם תמונה מנטלית של הפירמידה, הם צריכים תמונה של איך המבנה החדש עובד.

מפת התפקידים של הולוקרטיה וסוציוקרטיה

הדרך שבה הולוקרטיה וסוציוקרטיה עושות את זה היא בעזרת מפת תפקידים (role map). אתה נכנס לאפליקציה ואתה רואה את כל התפקידים בארגון, כל התפקידים במעגל מסוים. ואתה רואה מי ממלא את התפקידים האלה.

זה כבר יכול לתת תמונה די טובה של איך הארגון מתארגן.

ציור המבנה

דרך אחרת לעשות את זה היא פשוט לצייר תמונה של המבנה. אתה יכול לומר שיש לנו שני סוגים של מעגלים - יש את המעגלים האחראים על ייצור המוצר שלנו, ויש את מעגלי התמיכה.

בואו נצייר את זה. בואו נראה את המעגלים האלה. כולם שקופים אבל בואו נראה איך הם מתייחסים אחד לשני. איפה יש קישורים ביניהם.

אסטרטגיה 2: תפקידים ואחריות

האסטרטגיה השנייה היא להפוך את התפקידים והאחריות לברורים.

אנשים צריכים לדעת לא רק מי עושה מה אלא גם מה התפקידים מורכבים ממה, מה האחריות הכרוכה בהם.

תיאורי תפקידים מפורטים

בהולוקרטיה כל תפקיד מוגדר במונחים של תכלית (purpose), תחומי אחריות (domains), אחריויות (accountabilities).

אם אתה יודע שיש לי תפקיד ואתה יכול לראות את התכלית שלו, מה התחומים שאני אחראי עליהם, מה האחריויות שלי, זה נותן לך תמונה ברורה מאוד.

מיפוי האחריות בפועל

גם אם אין לך מערכת פורמלית כמו הולוקרטיה או סוציוקרטיה, אפשר פשוט למפות איפה נמצאות האחריויות.

מישהו כתב מסמך פשוט שאומר: בארגון שלנו, הצוותים האלה אחראים על X, Y, Z. אדם זה אחראי על הדברים האלה. זה כבר עושה הפלא.

אסטרטגיה 3: בהירות לגבי קבלת החלטות

האסטרטגיה השלישית היא להפוך ברור מאוד איך מתקבלות החלטות בארגון.

זה חשוב מאוד כי זו שאלה שמופיעה תמיד - “מי מחליט?”

תיעוד תהליכי קבלת החלטות

אם אתה משתמש בתהליך ייעוץ, אתה צריך לכתוב אותו. אתה צריך להסביר איך זה עובד. מתי זה רלוונטי. כמה ייעוץ צריך. מי צריך להיות מעורב.

אפשר גם לתעד החלטות שנעשו ולהראות איך זה עבד בפועל. זה עוזר לאנשים לראות את זה בפעולה.

דוגמאות קונקרטיות

דוגמאות קונקרטיות ממש עוזרות. “הנה החלטה שהתקבלה לאחרונה. הנה מי שהחליט. הנה את מי הם יעצו. הנה איך זה התנהל.”

זה הופך את זה לחיים ממש.

למה זה כל כך חשוב?

כשהמבנה לא נראה, אנשים ממלאים את החלל הריק בשמועות, בתיאוריות קונספירציה, בחוסר אמון.

אבל כשהמבנה ברור וגלוי, אנשים יכולים לנוע בארגון בביטחון. הם יודעים לאן לפנות. הם יודעים מי אחראי על מה. הם יודעים איך דברים מתקבלים.

וזה גם מאפשר תיקון עצמי. אם אנשים רואים שמשהו לא עובד במבנה, הם יכולים להצביע על זה ולעזור לשפר אותו.

כשהמפה הופכת את המבנה לחי

כשלמדתי סוציוקרטיה ב-Sociocracy for All, קיבלנו שיעורי בית להכין מפה כזאת עם טבלה. עשיתי את המיפוי לאחד הארגונים שאני מלווה - ארגון מאוד גדול ומורכב.

התוצאה הייתה ממש מרעננת. היזם ואחד המובילים ממש התרגשו, וכמובן שהיו להם שינויים. הוא שלח את זה לצוות המוביל שהצטרף להתלהבות.

יש משהו בבהירות הזאת שהוא לא רק תומך - הוא גם משמח וזוהר. וזה שכל אחד מהקהילה או מישהו שמתעניין בה יכול לראות את המפה הזאת, זה משקף באמת את הפער בין היררכיה להשתתפותיות, בצורה שכל ילד וילדה יכולים להבין. פשוט ומזמין.

המפה מצורפת למטה כדוגמה.

הזמנה למציאת הדרך שלכם

השלושה האלה - הפיכת המבנה לנראה, הבהרת תפקידים ואחריויות, ובהירות בקבלת החלטות - אלה שלושה עמודים חשובים.

אבל אין דרך אחת נכונה לעשות את זה. יש ארגונים שמשתמשים בכלים דיגיטליים, יש שמשתמשים בלוחות קיר, יש שכותבים מסמכים פשוטים.

העיקר הוא שהארגון מוצא את הדרך שעובדת עבורו להפוך את הבלתי נראה לנראה.

לסיכום

הפיכת המבנה החדש לנראה היא חיונית למעבר מוצלח לניהול עצמי. דרך הבהרת המבנה הארגוני, תפקידים ואחריויות, ותהליכי קבלת החלטות - אנחנו מונעים בלבול ומאפשרים לאנשים לנוע בביטחון במרחב החדש.

במאמר הבא, האחרון בסדרה, נדון בטקסים לתקופת המעבר.