תפיסה מוטעית שנייה: אין יותר מבנים, תהליכים, כללים

מתוך הפלייליסט: “הבנה/ אי הבנה של ניהול עצמי”  (Mis/understanding self-management) 

הסרטון המקורי:Misconception 2: No more structures, processes, rules

במאמר הקודם ראינו שניהול עצמי בכלל לא מסוכן או ניסיוני - יש לנו עשרות שנות ניסיון וידע מפורט. עכשיו נצלול לתפיסה המוטעית השנייה, שהיא יותר ממוטעית - היא מלכודת אמיתית: “ניהול עצמי משמעותו היעדר מבנים, תהליכים או כללים.”

המלכודת המסוכנת ביותר

תפיסה מוטעית זו כה נפוצה כך שכדאי לך להקשיב בתשומת לב. זו יותר מתפיסה מוטעית - זו מלכודת אמיתית שארגונים רבים נופלים לתוכה, וזה כואב ודורש הרבה אנרגיה להיחלץ ממנה.

הטעות היא שניהול עצמי משמעותו כביכול היעדר מבנים, תהליכים או כללים. כבר לא יכולנו לסבול את המערכת הישנה שהייתה מלאה בכל המבנים, התהליכים, המדיניות והחוקים שמרגישים כל כך חונקים, ולכן הדבר החדש הזה חייב להיות חופשי מכל אלה, נכון? בואו בבקשה נפטר מכל זה!

באופן מודע או לא מודע זה עובר בראש של הרבה מאיתנו כשאנחנו מתחילות לחשוב או להטמיע ניהול עצמי.

וזו כמובן אי-הבנה טרגית לחלוטין.

מה קורה כשנופלות למלכודת?

מעצם הנפילה לכך ישנה נטייה לפרק הרבה מהמערכת הישנה, את עמוד השדרה של הארגון, אבל בלי לבנות שום דבר חדש. ואז מגיעות לכאוס, לגוש חסר צורה ללא עמוד שדרה.

נוצר הרבה בלבול, אף אחד ואחת לא יודעת בדיוק מה לעשות, דברים לעתים קרובות מדשדשים, התוצאות מתחילות להיות באמת גרועות ואנשים מתוסכלות. ואז אנשים מסוימים ינסו להציל את המצב, לעשות משהו, אבל אז לא ברור על בסיס איזו סמכות החלטה ואיך לקבל את ההחלטות האלה. וכך מתפרצים מאבקי כוח או שאנשים חוזרים לדרכים אוטוקרטיות ישנות.

זה די עצוב ודי מכוער.

האמת: כן יש מבנים, תהליכים וכללים

רק כדי להיות מאוד ברורה, לניהול עצמי יש מבנים, תהליכים וכללים בדיוק כמו לארגונים מסורתיים, רק שהם שונים מאוד ובמקרים רבים הם נוטים להיות הרבה פחות מהם, אבל בהחלט צריך מבנה. לכל אורגניזם חי יש מבנים וגבולות.

מבנים

למשל בבורצורג יש 14,000 אנשים שעוסקות בסיעוד וטיפול שכונתי, וזה לא סתם כאוס, לא סתם גוש גדול חסר צורה. זה למעשה מבנה מתוכנן בקפידה של צוותים של 10 עד 12 אחיות, ויש דרך מסוימת שבה הן מחלקות תפקידים, ויש דרכים מסוימות שבהן הן מקבלות החלטות ומנהלות פגישות ומבצעות הערכת ביצועים.

בכל אחד מהמפעלים בניהול עצמי - יש מבנים שבהם צוותים מסודרים, יש דרכים שבהן מעריכות ביצועים ודרכים בהן מתמודדות עם קונפליקטים. אז זה בכלל לא גוש חסר צורה.

עדיין יש מבנה, אבל כמובן שהמבנה שונה מאוד מהאופן שבו הוא במבנים היררכיים מסורתיים. שבמקום שהכוח מרוכז בידי מספר מצומצם של אנשים, עכשיו כולן, מעצם תכנון הארגון, יכולות להיות בעלות כוח, וזה כמובן שינוי עצום. במקום שהמבנה יהיה סטטי וכמעט בלתי משתנה עד שפתאום עושות ארגון מחדש גדול, יש לך עכשיו מבנים שהם מבוזרים, זורמים, די אורגניים, שמשתנים כמעט כל הזמן בהתבסס על שינויים בסביבה ובצרכים ובהזדמנויות שאנשים חשות. אז זה סוג מבנה שונה מאוד, אבל עדיין יש בהחלט מבנה.

תהליכים

בארגונים רבים מדי יש את כל התהליכים האלו שהם פורמליים וכפויים. הם מתוכננים על ידי מישהו במקום כלשהו שבו זה הגיוני, אבל אז כשמיישמות אותם במצב שלך זה כבר לא הגיוני, וזה הורג יצירתיות וזה מכריח אותך לעשות דברים טיפשיים, או שצריך לעקוף את התהליכים. אז יש לעתים קרובות את הרצון הזה להיפטר מכל זה.

במקרה הזה כמו באחרים, הצורה באה בעקבות הפונקציה. זה תלוי באופי העבודה, בתעשייה, ובהאם יש צורך בתהליכים או לא.

אז בבורצורג, למשל, כמעט ואין תהליכים שהם מחייבים, כי האחיות הן אנשי מקצוע, וזה פשוט סוג של תעשייה שבה על בסיס הידע והאינטואיציה שלהן והקשר שלהן עם המטופלת, אפשר לסמוך עליהן שיעשו את הדבר הנכון.

ב-Morning Star, החברה בקליפורניה שמכינה קטשופ ורסק עגבניות ועגבניות חתוכות - במקרה הזה, זה תהליך אחד גדול שבו את זורקת עגבניות בצד אחד וקטשופ יוצא מהצד השני, וזה תהליך שצריך לנהל בזהירות רבה מאוד. זה צריך להיות מדויק מאוד. אז ב-Morning Star יש לך הרבה יותר תהליכים מאשר בבורצורג, כי זה מה שאופי העסק שלהם דורש.

ההבדל הוא שהתהליכים האלה כבר אינם כפויים, אלא שאנשים מתכננים בעצמם את התהליכים שלהם, בשיתוף פעולה ומשא ומתן זה עם זה, קובעים מהם התהליכים הנכונים.

כללים

בניהול עצמי עדיין יש כללי משחק ברורים מאוד. לדוגמה, לקבלת החלטות משתמשות בתהליך ייעוץ או קבלת החלטות מבוססת הסכמה. בהתמודדות עם קונפליקטים אנו נותנות משוב זו לזו.

אז עדיין יש כללי משחק ברורים מאוד. ההבדל הגדול הוא שהם כבר לא נכפים מלמעלה על ידי מישהו, או אפילו אם הם כן או היו פעם, אפשר לשנות אותם בכל עת. אם יש הרגשה שכלל כבר אינו שימושי, כל אחד ואחת יכולה להציע לבצע שינוי ולהשתמש בכל מנגנוני קבלת ההחלטות הרלוונטיים לשם כך.

לא “הכל מותר”

לניהול עצמי יש מבנה ותהליכים וכללים. הם שונים מאוד מהישנים, אבל זה לא סתם כאוס, זה לא סתם הכל מותר.

כמה ארגונים מצהירים שאי-ההבנה הזאת תפסה אחיזה ובעקבותיה נוצרו התנהגויות ממש מוזרות. אנשים פשוט מרגישים, “אה, עכשיו אני יכול לעשות מה שאני רוצה”! אנשים מוציאים את הניהול העצמי כמו קלף ג’וקר ואומרים, “טוב, את לא יכולה להגיד לי מה לעשות, אנחנו בניהול עצמי, אני יכול לעשות מה שאני רוצה”.

וכמובן, שלא כך דברים עובדים בקהילה.

במקרה כזה אפשר להגיב: “אכן, אני לא יכולה להגיד לך מה לעשות כי אני לא הבוסית שלך. אנחנו כבר לא פועלות בדרך הזאת. אבל אני יכולה להגיד לך מהם כללי המשחק שהסכמנו לשחק לפיהם”. ואת צריכה לשחק לפי הכללים האלה, אלא אם כן את לא אוהבת אותם, ואז את יכולה ליזום שינוי של הכללים. אבל כל עוד הכללים האלה פועלים, הם מחייבים את כולנו.

זה לא מצב בו הכל מותר שאפשר פשוט להגיד, “היי, לעזאזל, לא אכפת לי מה כל האנשים אומרים, אני פשוט עושה מה שאני רוצה”.

העיקרון: פירוק ובנייה במקביל

פעם נוספת - בניהול עצמי יש מבנים, יש תהליכים, יש כללים. הם פשוט שונים מאוד, הרבה יותר עוצמתיים, הרבה יותר מלאי נשמה, הרבה יותר זורמים, הרבה יותר אורגניים, הרבה יותר משתנים תמיד. אלה דברים שלעתים קרובות תכננו בשיתוף, שאנחנו מרגישות בעלות עליהם, אבל זה לא כאוס של הכל מותר.

אז בבקשה אל תיפלי למלכודת, של פירוק המערכת הישנה מבלי שבאותו זמן את בונה מחדש משהו.

זו הנקודה הקריטית ביותר: את צריכה לפרק את המערכת הישנה ולבנות את החדשה במקביל. לא קודם לפרק ואז לראות מה יקרה. לא להתחיל לבנות רק אחרי שהכל התפרק. במקביל.

לסיכום

התפיסה המוטעית השנייה - “אין יותר מבנים, תהליכים, כללים” - היא אחת המסוכנות ביותר. ארגונים שנופלות אליה מוצאות את עצמן בכאוס, עם אנשים מבולבלות, תוצאות גרועות, ומאבקי כוח.

האמת היא הפוכה: ניהול עצמי דורש מבנים, תהליכים וכללים. הם פשוט צריכים להיות שונים - יותר גמישים, יותר אורגניים, יותר משותפים, יותר ניתנים לשינוי. אבל הם חייבים להיות שם.

וכשעוברות לניהול עצמי, הקריטי ביותר הוא לבנות את המבנים החדשים במקביל לפירוק הישנים. זה ההבדל בין מעבר מוצלח לבין כאוס מוחלט.

מבנה שמאפשר חופש

אם קראתם מאמרים נוספים שלי, אתם יודעים כבר שבכלליות אני אוהבת להתנסות במבנים ארגוניים אלטרנטיביים, וספציפית אני מאוד אוהבת את הסוציוקרטיה.

הסוציוקרטיה היא מבנה ארגוני מאוד מובנה, עם דרכים מאוד ברורות לאיך עושים את הדברים ומה זה אומר. בכלליות, הדרך עבודה היא במעגלים בהם לכולם ניתנת הזכות להביע ולהשפיע, והחלטות מתקבלות בהסכמה.

הסוציוקרטיה (ואיתה גם ההולוקרטיה) ממש מראות איך ניהול עצמי פורח בסביבה מסודרת שמעודדת שוויוניות.

מוזמנים להתייעץ איתי לגבי הארגון שלכם - אפשר לחשוב ביחד אילו מבנים ותהליכים מתאימים לכם.

במאמר הבא נצלול לתפיסה המוטעית השלישית: “אין עוד החלטות מלמעלה” - למה זה לא אומר שההנהגה צריכה להיעלם.