לתקשר בדרכים חדשות

מתוך הפלייליסט: “פרספקטיבות על המסע” (Perspectives on the journey) 

הסרטון המקורי:* 2.14 Communicating in new ways*

במאמר הקודם עסקנו בהומור וקלילות. עכשיו נדבר על איך נוכל לתקשר בדרכים חדשות.

די למסמכים ארוכים וניירות עמדה

אתה מזמין אנשים לעולם חדש, רדיקלי לגמרי - למה שתרצה לתקשר את זה בדרכים זקנות ומעייפות? אני לא יודעת מה איתך, אבל כשאני רואה מסמך ארוך, המוח שלי פשוט דוחה אותו, אני פשוט לא רוצה לקרוא אותו.

לא ליפול לקיצוניות השנייה - לארגונים שיוצרים מסמכים צבעוניים מלוטשים אך לא אותנטיים. זה נראה כמו פרסומת, כאילו אתה מנסה למכור משהו, ואנשים מרגישים את זה. בכל מקרה זה שואב זמן רב ויקר.

אז איך לתקשר על הדברים החדשים?

נגיד שיש צוות מתנדבים שעבד על תהליכי קבלת החלטות, ויש להם עצה לאיך להשתמש ב’תהליך הייעוץ’. איך לתקשר את זה?

לפעמים תרצה לבחור במצגות, אבל לא הייתי פונה לזה כברירת מחדל.

אולי אפשר לצלם וידאו, ולא וידאו יוקרתי - רק עם הסמארטפון שלהם, לצלם וידאו של עצמם יוצאים מהפגישה ומישהו מסביר תרשים פליפצ’ארט שהם עשו. זה לא מלוטש אבל זה אמיתי, מיידי, מהיר וזה פשוט עובד.

אם יש צורך בחומר כתוב, יש כוח לאיורים - לדוגמה, הגרסה הקצרה והמאוירת של “ארגונים מחדש”. זה תומך באופן שבו המוח שלנו מעבד מידע. לכן במקום רק מסמך יבש אפשר שמישהו יוסיף איורים לאתר. שוב, באופן אידיאלי עדיף לא לחפש מישהו חיצוני, אלא פשוט מישהו מהצוות שיש לו את הכישרון לזה. האם יש מישהו שיהיה מוכן לעזור להביא כמה מהמסמכים האלה לחיים?

פוסטר ענק בלובי שמכריז מה ‘תהליך הייעוץ’ ועליו אנשים פשוט כותבים ומציירים.

הזמנה לעודד אותך ואת הקולגות שלך להיות יצירתיים ולמצוא דרכים אותנטיות ויעילות של תקשורת.

מעבר לצורה - מה המסר?

מעבר לצורה יש שאלה לגבי המסר. איך אתה מתבטא דברים?

דרך להסתכל על זה היא מה אחוז מהאופן שבו הוא מבוטא מגיע מהראש, איזה אחוז מגיע מהלב ומהמעיים. כולנו הוכשרנו ללכת על 100 אחוז ראש, וזה מרגיש יבש וקר.

האם אתה יכול לדבר באופן אישי, לדבר ב“אני” ו“אנחנו”? האם אתה יכול לדבר על רגשות ולא רק לשמור ניטרליות?

לדוגמה: אולי מישהו, למען הגברת השקיפות, יציע לפרסם את כל הרשימות מכל הפגישות מעתה ואילך לכל הציבור על שרת. זה רדיקלי ואמיץ, אבל הדרך להביע את זה מרגישה כמו שפה מסחרית קרה. זה לא מלהיב.

דרך אחרת להגיש את זה היא: עד עכשיו התוודענו למה היה בפגישות דרך שמועות - זה ממש מתסכל. אז מעכשיו, בואו נמנע מזה, בואו נשמור הערות מכל פגישה ישירות בשרת הנגיש לכולם כדי שכולם יוכלו לראות בקלות.

ההבדל קטן אבל מדברים ב“אנחנו”, מדברים על תסכול, על הסיבה למה. זה לוקח קצת יותר זמן, אבל זה פשוט מרגיש יותר אישי - ואפשר גם יותר אישי מזה.

זאת הזמנה בשבילך לחשוב איך אתה כותב ואיך אנשים כותבים בארגון, והאם יש ערך להיות קר, קצר ויבש.

מתקשורת חד כיוונית לדו כיוונית

הדוגמאות בקטע הזה - קטעי וידאו, מסמכים עם איורים, ופוסטרים - הם דוגמה לתקשורת חד כיוונית. כאן המנהיג עושה הזמנה, או צוות שעבד על משהו מעוניין לחלוק עם כולם. ככה רוב התקשורת מתרחשת בארגונים מסורתיים.

יש שינוי מעניין בארגונים שבמסע הזה - הם עוברים יותר לתקשורת דו כיוונית.

המוטו של המנהיג הישן שאומר “המשרד שלי תמיד פתוח” - זה לא עובד ככה. ארגונים צריכים לייצר מרחב והזדמנויות שבהם אנשים יכולים לחלוק את ההצעות, השאלות, הרעיונות שלהם למסע.

בארגונים קטנים המרחב הזה יכול להיות ארוחת בוקר או צהריים שבועית, שבה אתה ומנהיגים אחרים מזמינים אנשים להופיע וכל מי שרוצה מוזמן לנהל שיחה על מה חי בהם עכשיו.

בארגון גדול עם עשרות אלפי אנשים מפוזרים ברחבי העולם, בו זה לא אפשרי לעשות את זה - אפשר לייצר שיחת וידאו, “תשאלו את מאיה” (או מה ששם המנהלת), וכל אחד יכול להצטרף, לשאול שאלות, להציע רעיונות. זה עוצמתי לחזור על ההזמנה, לאפשר לאנשים מקום, להסכים לרעיונות שיזמו, לעודד התנסות באב-טיפוס ניסיוני.

פורמט נוסף אפשרי זה בלוג, כמו שדה בלוק יצר. בו אתה כמנהיג מעדכן בתקשורת חד כיוונית, אבל אנשים יכולים להגיב, מה שיכול להפוך לשיחה תוססת.

מהחיים שלי: אוכל כשפת תקשורת

אני מאמינה גדולה באוכל כהזדמנות לקרב. אוכל זה לגמרי שפת האהבה שלי - לא רק לדבר אלא גם להתכנס ולשוחח.

בקהילה מאוד מבוזרת ומתהווה שאני חלק ממנה, הקהילה נפגשת פעמיים בשנה בטבע, והלוז הקבוע היחיד הוא הארוחות. בזמן האוכל, כל אחד ואחת - אם הם אחראים על משהו או בצוות מסוים, אם הם משתתפים ותיקים או קבועים, או גם אם זאת פעם ראשונה - אחרי האוכל יש זמן להודיע הודעות. זאת ההזדמנות שבה הכי הרבה אנשים יכולים להישמע, וחשוב מכך, הם גם שבעים ובנוחות.

אימצתי את העיקרון הזה. בפרויקטים רבים אני אוהבת, אם זה מתאים, להפוך את הזמן שבו אנחנו אוכלים ביחד לזמן להודעות. זה גם אינטימי וגם יעיל.

ההזמנה

ההזמנה היא להתבונן על התקשורת שלך בדרך חדשה לגמרי. תקשורת מסורתית נכונה היא קרה, קצרה, רק מהראש, וחד כיוונית - ובעולם החדש שאנחנו נכנסים אליו זה לא מתאים. אז תתחיל לחשוב על זה, להתנסות, להזמין אנשים אחרים להתנסות עם זה. כאשר אתה מתחיל לראות דרכים שונות לתקשר, משהו משתנה ברמה האנרגטית. דברים מקבלים חיוּת לעומת המסמכים ומצגות של העולם הישן.

במאמר הבא נעסוק במה הוא תפקידם של מלוות, יועצים ומנחות?