משוב וניהול ביצועים כחקירה וחגיגה

במאמר הקודם דיברנו על תארי ותיאורי משרה, מחויבות וגמישות - איך אנחנו יכולים להיות יותר אנחנו בעבודה כשאין תבניות נוקשות. כעת נצלול לאחד הנושאים המאתגרים ביותר בעבודה: איך נותנים ומקבלים משוב? איך הופכים שיחות הערכה לרגעי צמיחה אמיתיים? במאמר הנוכחי נדבר על פיטורים ופיטורי צמצום.

למה אנחנו צריכים משוב?

רובנו באופן טבעי רוצים לקבל משוב על התרומה שלנו. אנחנו רוצים לדעת: האם העבודה שלנו הייתה מועילה? האם היא הייתה שווה את המאמץ שהשקענו בה?

אבל יכולה להיות בעיה.

כשמשוב הופך לשליטה

לעתים קרובות מדי אנחנו משתמשים במשוב כדי לנסות לעצב אנשים אחרים לפי איך שאנחנו מאמינים שהם צריכים להיות. אין דרך מהירה יותר לגרום לנשמה להסתתר.

ובכל זאת, זה לא חייב להיות כך. אם ניגש לשיחות הערכה מתוך מנטליות שונה, נוכל להפוך אותן לרגעים שבהם:

• התרומות שלנו נחגגות ומוכרות
• ללא שיפוט, אנו חוקרים בכנות מה לא הולך כל כך טוב - מקומות שבהם הידע, הניסיון, הכישרון או הגישה שלנו נופלים מהנדרש בתפקידינו
• אנחנו יכולים לחקור שאלות עמוקות יותר: מה אנחנו באמת משתוקקים לעשות? מה ההצעה שלנו לעולם? מהן המתנות הייחודיות שלנו? מה מעכב אותנו? מה יכול לעזור לנו לצעוד בנחישות רבה יותר לתוך החיים שרוצים להתממש דרכנו?

המהפך הראשון: מעמיתים, לא מהבוס

ארגוני תיל שמים את האחריות לניהול ביצועים בראש ובראשונה ברמת הצוות. משוב והערכות אישיות ניתנים לא על ידי בוס, אלא על ידי עמיתים.

תהליך זה מועיל, אך לא מספיק כדי להבטיח שניהול ביצועים יהפוך לזמן של חקירה וחגיגה, במקום שיפוט ושליטה. שלושה נהלים יכולים לעזור.

נוהג 1: לגשת ממקום של אהבה, לא פחד

הראשון הוא פשוט לגשת למשוב עם התובנה העתיקה המשותפת לכל מסורות התבונה: אנחנו יכולים לגשת לעולם משני צדדים - ממקום של פחד, שיפוט והפרדה; או ממקום של אהבה, קבלה וחיבור.

כאשר יש לנו משוב קשה לתת, אנחנו נכנסים לדיון בחוסר נוחות, וזה דוחף אותנו לצד של פחד ושיפוט, שבו אנחנו מאמינים שאנחנו יודעים מה לא בסדר עם האדם השני ואיך אנחנו יכולים לתקן אותו.

טקסים פשוטים שעוזרים

נהלים פשוטים יכולים לעזור: אנחנו יכולים להתחיל פגישות משוב עם דקה של שקט או כל טקס אישי אחר שעוזר לנו להתכוונן לאהבה ודאגה.

נוהג 2: לדבר בשפת “אני”, לא ב“אמיתות”

הנוהג השני נובע מהראשון. אנחנו חייבים ללמוד את שפת הלב.

נאמר לנו שעלינו להעריך אנשים אחרים באופן אובייקטיבי ככל האפשר. זו טעות טרגית. הערכות לעולם אינן אובייקטיביות (במקרה הטוב אפשר לומר שהן מעוגנות תרבותית, אם אנשים רבים חולקים את אותה הערכה), אבל בכל זאת אנחנו לעתים קרובות מאמינים שהן כן.

אנחנו הופכים את הרשמים הסובייקטיביים שלנו ל“אמיתות” על אדם; אין פלא שהם מתנגדים למשוב שלנו.

מעורבות במקום ריחוק

במקום להתעטף בריחוק אובייקטיבי, אנחנו חייבים להיות מעורבים. אנחנו חייבים ללמוד לדבר בשפת “אני” - לשתף איך הושפענו, נגענו, התבלבלנו, נפגענו, תוסכלנו או כעסנו כתוצאה ממה שהאדם השני אמר או עשה.

משוב שניתן בדרך זו אינו הערכה אובייקטיבית, אלא חקירה משותפת. אנחנו מציעים הצצה לעולם הפנימי שלנו כדי לעזור לאדם השני להבין טוב יותר את ההשפעה של התנהגותו. ככל שאנחנו נפתחים יותר, כך אנחנו מזמינים את שותף המשוב שלנו לעשות אותו דבר.

משוב כמתנה - מהחיים שלי:

מבחינתי, אחת ההגדרות לחברה טובה היא מישהי שנותנת לי משוב טוב. כשותפה עסקית זה חשוב לי לא פחות. וגם אני, כשאני מביאה משוב - גם אם הוא קשה, במיוחד כשהוא קשה - אני קוראת לזה נדיבות.

יש לי כזה עניין שאני אוהבת לגשת ישר לעניין, לא אוהבת דיבורים מסביב. בתחילת הקריירה שלי בהנחיית קבוצות, הייתי מדלגת על הרבה על שלב המסגור - השלב בו אני מסבירה על הלוז ליום או על מתודה ספציפית שאנחנו הולכים לעבור. לא הייתי אומרת “זה ייקח כך וכך זמן, נעשה בו כך וכך…” אלא ישר “תתחלקו לזוגות” או “תרשמו משהו בפוסט-איט”.

קולגה-חברה מנוסה ממני שהנחתה אותי לקחה אותי אחרי הסשן לצד ואמרה לי את זה. עכשיו, אני יודעת בוודאות שהיא רוצה בטובתי, רוצה לראות אותי מצליחה ופורחת. היא סיפרה לי איך היא עושה את הדברים ואיך היא הרגישה את האנשים - וחשוב מכך, את עצמה - שהרגישה מבולבלת ושהמרחב היה ללא אוריינטציה.

והיא שמה את זה בתוך המסע חיים: איזו מנחה טובה אני ומה יש לי להעניק לעולם, ולמה דווקא לכן כדאי לי לשים לב לזה.

מבחינתי זו קולגיאליות, זו חברות, זו נדיבות. משוב כזה הכי כיף ומחזק לקבל. ובעתיד, כשהיא ראתה אותי ממסגרת ונתנה גם על זה משוב חיובי שסגר מעגל - זו ממש ברכה מלטפת.

זה בדיוק מה שלאלו מתאר: משוב שבא ממקום של אהבה ודאגה, שמדבר בשפת “אני” (איך היא הרגישה), ושרואה אותי במסע החיים שלי ולא רק בתמונת מצב של “את לא עושה מסגור טוב”.

נוהג 3: לשנות את השאלות - מתמונת מצב למסע חיים

הנוהג השלישי דורש שנשנה את אופי הדיון בהערכות ביצועים. מה אם נשנה את הדיון?

במקום תמונת מצב צרה, אנחנו יכולים לבחור בפרספקטיבה רחבה. בואו נסתכל על התפקידים הנוכחיים של אדם בעבודה באור הרחב יותר של מסע חייו, הפוטנציאל שלו, התקוות והייעוד שלו.

זה לא יכול להיעשות בסולם של אחת עד חמש, או מ“מתחת לממוצע” ל“עולה על הציפיות”. אנחנו צריכים להפוך את זה לאישי, לקרוא לסיפורים, לחגוג הישגים ולחקור את הלמידה מאחורי הכישלונות שלנו.

זה גם באופן טבעי יעזור לנו לעבור מקביעה (“אני רואה אותך כשלוש בקריטריון של ‘מעקב אחר ביצוע’”) לחקירה (“לאן אתה רואה את עצמך הולך?”).

דוגמאות מהשטח: שאלות שיוצרות חקירה

**ארבע קטגוריות פשוטות ב- CCR **

CCR פשוט הגדיר מספר שאלות שהפכו את ההערכה לרגע של חקירה משותפת:

שבחים:

• מה הלך ממש טוב השנה שאנחנו יכולים לחגוג?

למידה:

• מה נלמד בתהליך?
• מה לא הלך כל כך טוב או יכול היה להיעשות אחרת?
• איך אנחנו “מעריכים” איפה הדברים נמצאים עכשיו בהשוואה לאיפה חשבנו שהם יכולים להיות?

מבט קדימה:

• מה הכי מרגש אותך בשנה הבאה?
• מה הכי מדאיג אותך?
• אילו שינויים, אם בכלל, היית מציע בתפקידיך?
• איזו התפתחות מקצועית מתמשכת תעזור לך לצמוח בתפקידך הנוכחי ולעתידך?
• איך אני יכול להיות הכי מועיל לך ולעבודתך?

הגדרת יעדים:

• כשאתה חושב על עבודתך בשנה הקרובה, אילו יעדים ספציפיים ינחו אותך?

סאן הידרוליק - ארבע הצהרות פשוטות

באופן דומה, בוב קוסקי, מייסד סאן הידרוליק, הציע ארבע הצהרות פשוטות לשיחות ההערכה השנתיות:

1. ציין תכונה ראויה לשבח על העובד
2. שאל אילו תרומות הם תרמו לסאן הידרוליק
3. שאל אילו תרומות הם היו רוצים לתרום בסאן הידרוליק
4. שאל איך סאן הידרוליק יכולה לעזור להם

איפה המשוב השלילי?

אולי שמת לב שבמסגרת ארבע השאלות הזו אין מקום שהוקצה למשוב שלילי, לומר לאדם מה הוא יכול לעשות טוב יותר. האם זה אומר שעמיתים צריכים להעמיד פנים שכולם מושלמים, שאף אחד לא צריך שיגידו לו מה הוא יכול לשפר?

כמובן שלא. אבל משוב כזה צריך להינתן במקום, לאורך כל השנה, ולא להישאר לא נאמר, מחכה לשיחת ההערכה בסוף השנה.

כשהכל מתחבר: Sounds True

המשוב השנתי ב-Sounds True נותן לנו דוגמה לאיך שלושת השינויים - לבוא ממקום של אהבה ודאגה, לדבר סובייקטיבית, ולשנות את השאלות - יכולים להתחבר יחד כדי להפוך שיחות הערכה לרגעים של חקירה וחגיגה אמיתיות.

יש שלושה שלבים בתהליך הערכת הביצועים ב-Sounds True:

שלב 1: רפלקציה עצמית

כעובד, אתה מהרהר על הביצועים והשאיפות שלך עצמך על בסיס רשימת שאלות המעוררות את החשיבה.

שלב 2: מתנת המשוב מעמיתים

עמיתים מוסיפים לתמונה הזו על ידי מתן משוב אליך.

כל אחד בתורו לוקח את המושב מולך ונותן לך את המתנה של לענות על שתי שאלות:

• “מה הדבר האחד שאני הכי מעריך בעבודה איתך?”
• “מה תחום אחד שבו אני חש שאתה יכול להשתנות ולצמוח?”

רשם מעתיק את התשובות לשאלות מעמיתיך על דף נייר גדול שהוא מוסר לך כשהסבב מסתיים.

שלב 3: שיחת עומק

אתה מהרהר על המשוב ומעמיק את חשיבתך בדיון עם עמית:

• “מה אתה לוקח מהדיונים?”
• “מה למדת?”
• “למה אתה רוצה לשים לב בעתיד?”
• “לאן אתה מרגיש שאתה נקרא ללכת?”

לסיכום

דוגמאות כאלה מראות שמנגנוני משוב והערכות שנתיות לא צריכים להיות עניינים מדכאים וחסרי חיים. עם הנוכחות הנכונה והשאלות הנכונות, אנחנו יכולים להפוך אותם לטקסים של חגיגה וחקירה של העצמיות והייעוד שלנו.

כשמשוב ניתן מעמיתים במקום מבוס, כשהוא בא ממקום של אהבה ולא פחד, כשהוא מדבר בשפת “אני” ולא ב“אמיתות”, וכשהשאלות עוסקות במסע החיים שלנו ולא רק בתמונת מצב - משהו מופלא קורה. אנחנו יכולים לצמוח באמת, לא רק “לשפר ביצועים”.

במאמר הבא נדון בנושא הרגיש של פיטורים ופיטורי צמצום - איך גם ברגעים הקשים האלה אפשר לשמור על אנושיות וכבוד.