פגישות וקונפליקטים בסביבת העבודה

במאמר הקודם חקרנו את הכוח של שקט וסיפור סיפורים ליצירת קשרים עמוקים - ראינו איך דממה ושיתוף אישי בונים אמון ואינטימיות בין אנשים.

היום נמשיך בסדרת המאמרים על שלמות עם שני נושאים מעשיים: איך לנהל פגישות ואיך להתמודד עם קונפליקטים.

פגישות שמזמינות שלמות - שמירה על האגו בשליטה

פגישות הן הלב הפועם של כל ארגון. בארגונים מסורתיים, הן לעיתים קרובות הופכות לזירות של משחקי כוח פוליטיים ומסכות מקצועיות.

לארגונים בניהול עצמי יש הרבה פחות פגישות, והיעדרו של מנהל מסיר חלק מהפחדים מהחדר. אבל קבוצה של עמיתים יכולה להתהלך בחוסר רגישות באותה מידה.

מסיבה זו, כמעט כל הארגונים שנחקרו עבור ספר זה הנהיגו נהלי פגישות ספציפיים כדי לעזור למשתתפים לשמור על האגו שלהם בשליטה ולתקשר זה עם זה ממקום של שלמות.

צ’ק אין וצ’ק אאוט

מספר חברות במחקר זה מתחילות פגישות עם סבב צ’ק אין ומסיימות עם צ’ק אאוט.

צ’ק אין - בהתחלה: המשתתפים מוזמנים לשתף מה חי בהם ברגע זה, כשהם נכנסים לפגישה.

לעתים קרובות, מספיק לתת שם לרגש כדי להשאיר אותו מאחור ולא לשאת אותו לתוך הפגישה. זה גם מאפשר למשתתפים לדעת איפה האחרים נמצאים.

למה צ’ק אין כל כך חשוב? חוויה אישית

קודם כל, בואו נוציא את הפיל מהחדר: מפגש שמתחיל בצ’ק אין הוא יותר פרודוקטיבי.

כאשר אנחנו יודעים בדיוק איפה כל אחד ואחת נמצאים, יותר קל לנו לעבור הלאה, להיות בנוכחות.

תחשבו על זה: אתם חזרתם ממפגש פסגה מלא השראה ומילים טובות. ולי יתוש ישב על המוח כל הלילה, ורבתי עם בן הזוג שלי בבוקר. ואנחנו אפילו לא מודעים לזה, שלא לומר מתכיילים - יהיה לנו מתח בפגישה שלנו. זו רק דוגמה אחת.

אבל יותר מזה: כאשר זה הנוהל הרגיל שלנו כשאנחנו בפגישה - לנשום, להביט בעיניים טובות ולהיות בהקשבה אמיתית - אם זאת שיחה מהותית על חזון, פרקטית על שיווק, או ישיבה על מתח וקונפליקטים שיש בצוות - ככה או ככה, מתוך הנוהג הקבוע:

• זה עוזר לכולם להגיע באמת לפגישה - לא רק פיזית אלא גם נפשית ורגשית
• זה מזמין אותנו להיות אנושיים במקום לשחק תפקידים
• זה מסיר מסכות ויוצר תחושה של “אנחנו בזה ביחד”
• הקשרים שלנו יותר חזקים
• אנחנו מכירים טוב יותר אחד את השני - מה מרגש, מה מספק, מה מאתגר
• נוצר בינינו אמון

וצוות שמנהל פרויקט עם הכרות, אכפתיות ואמון - זה צוות שנעים לו יותר לעבוד יחד לאורך זמן, להעמיק ביחד במקומות החשובים, ולהגיע לתוצאות המתאימות ביותר לו.

אז להשאיר מקום בכל פגישה לצ’ק אין. לא לוותר על זה.

צ’ק אאוט - בסוף: בסוף הפגישה, מאפשר הכרה ברגשות הבלתי מדוברים בחדר - ההכרת תודה, ההתרגשות, השאיפות, התסכול או הדאגות שהפגישה עוררה.

הנוהג מעודד תרבות של משוב ישיר ואמירת אמת לגבי איכות האינטראקציות של הצוות.

שבח והודיה - FAVI

FAVI מקיימת נוהג של התחלת כל פגישה כאשר כל המשתתפים משתפים סיפור קצר על מישהו שהם לאחרונה הודו לו או בירכו אותו.

פתיחות ושקיפות - FAVI

פאבי שמרה על נוהג מעניין נוסף סביב פגישות: כל הפגישות העתידיות מפורסמות ברשת הפנימית כך שכל אחד יכול להזמין את עצמו לכל פגישה כדי לשתף דאגה או רעיון.

כל אחד יכול להיות מעודכן במה שקורה בחברה, כך שאף אחד לא מרגיש מודר.

שקט, קריאה והפעמון - Heiligenfeld

ב Heiligenfeld השתמשו בשילוב של הנהלים הקודמים, ומוסיפה טוויסט.

כל פגישה מתחילה באחת משלוש דרכים:

• דקה של שקט
• דקה של שקט וקריאה
• דקה של שקט ובדיחה

הפעמון: הפגישה ממשיכה עם שאלה טקסית: “מי יצלצל בפעמון היום?”

המתנדב מקבל לידיו זוג פעמוני טינגשה - שני מצילתיים קטנים שיכולים להפיק צליל יפה דמוי קריסטל.

איך זה עובד: בכל פעם שהאדם מרגיש שכללי היסוד אינם מכובדים, או שהפגישה משרתת אגו יותר מאשר תכלית, הוא יכול לגרום למצילתיים לצלול.

הכלל: אף אחד לא יכול לדבר עד שהצליל האחרון של הפעמון דועך - מה שלוקח זמן מפתיע ארוך.

העמיתים כל כך רגילים לנוהג הזה שמספיק להושיט יד לפעמון כדי להחזיר את הפגישה למסלול.

סיכום - נהלים פשוטים ליעילות

שקט, קריאה, צ’ק אין וצ’ק אאוט, שבח, הזמנה פתוחה, פעמון - אלה נהלים פשוטים לשמירה על האגו בשליטה ולהפיכת פגישות ליותר יעילות.

עבור פגישות שצפויות להיות רגישות במיוחד, ניתן להזמין מנחה חיצוני להצטרף לקבוצה:

• ל-RHD יש קבוצה של מנחים מרכזיים שהיחידות יכולות תמיד להסתמך עליהם
• צוותי בורצורג יכולים לקרוא למאמן האזורי שלהם
• בית הספר בברלין משתף פעולה עם מנחים חיצוניים

חלק מהארגונים הולכים צעד נוסף: עבור פגישות מסוימות, הם אימצו נהלי קבלת החלטות פורמליים. החלטות מעשיות וישימות יכולות להתקבל במהירות וביעילות אפילו בנושאים רגישים ומורכבים - תוך חיתוך האיום של דיונים אינסופיים בחיפוש אחר הסכמה.

מכיוון שמנגנוני הדיון וקבלת ההחלטות מונעים מאנשים להביא את ה“דברים” האישיים שלהם לפגישה, הם עוזרים לאנשים להיות מודעים לתדירות שבה דברים כאלה עולים בפגישות.

ניהול קונפליקטים

עמוק בפנים, משהו בנו כואב כשאנחנו מכירים באופן שבו הארגונים שבהם אנו עובדים פוגעים בכדור הארץ שלנו; איך בתי הספר שבהם אנחנו מלמדים פוגעים בילדים; איך בתי חולים ובתי אבות מחפיצים מטופלים וקשישים; איך החוות שמאכילות אותנו מתעללות בבעלי חיים ובאדמה.

כדי ליצור ארגונים טובים יותר, עלינו להסתכן באמירת האמת של נשמתנו וללמוד לנווט את הקונפליקטים שעלולים להתעורר.

למה אנחנו צריכים קונפליקטים

הנשמה גם קוראת לנו להתבטא בנושאים יומיומיים יותר, כשהזהות העצמית שלנו מוטלת על כף המאזניים.

קל ביחסים שלנו עם עמיתים ליפול קורבן לרצון שלנו לרצות או להרשים, להיות אהובים, או לשלוט. אנחנו בקלות פולשים לאחרים או נותנים להם לפלוש אלינו.

הנשמה שלנו יודעת את הגבולות הנכונים, ולפעמים היא אומרת לנו שאנחנו זקוקים לקונפליקט כדי להציב אותם במקום הנכון.

בלי קונפליקט, אנחנו יכולים להיות יותר מדי מתחשבים או יותר מדי מגוננים, ובשני המקרים, אנחנו מפסיקים להיות נאמנים לעצמנו באינטראקציה עם עמיתים.

שלושה סוגים של נהלים

מחקר זה חשף שלושה סוגים של נהלים שארגוני תיל יכולים ליישם כדי לעזור לנו להעלות ולהתמודד עם קונפליקטים הכרחיים במקום העבודה.

סוג ראשון: העלאת מתחים לפני השטח

יכול להיה קשה למישהו לעמוד מול עמית ולומר, “אנחנו צריכים לדבר.” חלק מהארגונים יוצרים מרחב שעוזר לקונפליקט מתמשך בין עמיתים לצוף.

דוגמאות:

ב ESBZ (בית הספר בברלין): כל כיתה מתכנסת בזמן קבוע מדי שבוע כדי לדון ולהתמודד עם מתחים בקבוצה. הפגישה מונחית על ידי תלמיד שאוכף מספר כללי יסוד ששומרים על הדיון בטוח.

ב Heiligenfeld: פעם בשנה עמיתים בכל צוות מדרגים את איכות האינטראקציה שלהם עם צוותים אחרים. התוצאה היא “מפת חום” כלל-ארגונית שחושפת אילו צוותים צריכים לקיים שיחה כדי לשפר את שיתוף הפעולה שלהם.

ב RHD - פגישת “איזמים במקום העבודה”: פעם בחודשיים, כל מי שמרגיש שהארגון צריך לשים לב לצורה או להתרחשות ספציפית של גזענות, סקסיזם, או כל “-איזם” אחר יכול להצטרף לפגישה.

כמובן, מעשה שנובע מגזענות בוטה צריך להיות מעומת ישירות במקום. הפגישה מיועדת לצורות עדינות יותר של -איזם.

פגישת ה”-איזמים” נותנת זמן ומרחב להתבוננות פנימית: איפה אנחנו עלולים ליפול קורבן לדעות הקדומות הקולקטיביות והלא מודעות שלנו? מה עלינו לעשות בנוגע לזה?

סוג שני: תהליך ברור לפתרון קונפליקטים

פירוט תהליך ברור ומקיף לפתרון קונפליקטים הוזכר בפרק הקודם (תהליך הפעמונים - שלושה שלבים).

קיומו של תהליך ברור שכולם מכירים גם עוזר לאנשים להעלות בעיות. קל יותר לבקש ממישהו לדון במחלוקת כשאנחנו יודעים שיש דרך סלולה היטב שתוביל אותנו ללא פגע לצד השני.

סוג שלישי: הכשרה במיומנויות בינאישיות

אבל גם זה עשוי לא להספיק. לכן, חלק מהארגונים הולכים צעד נוסף ומכשירים את כל עמיתיהם במיומנויות בינאישיות כדי לאפשר להם להתמודד בחן עם קונפליקט.

תהליך בן שלושה שלבים לשיחות קשות:

1. שלב 1: כך אני מרגיש
2. שלב 2: זה מה שאני צריך
3. שלב 3: מה אתה צריך?

סיכום

שלמות לפעמים דורשת קונפליקט. בארגונים, קונפליקט לא חייב להיות מר. נהלים מסוימים עוזרים לאנשים להרגיש בטוחים בהעלאת בעיות ובהשתתפות בדיון שבא בעקבותיהן בדרכים שמכבדות את הזהות העצמית שלהם ושל אחרים.

במאמר הבא נסיים את סדרת המאמרים על שאיפה לשלמות (פרקטיקות כלליות) עם שני נושאים אחרונים:

מבנים וסטטוס - הסביבה הפיזית: איך ביטול סמלי סטטוס ויצירת מרחבים שחוגגים חיים תומכים בשלמות? איך המרחבים שבהם אנו עובדים יכולים לעזור לנו להביא יותר מעצמנו לעבודה?

דאגות סביבתיות וחברתיות: איך ארגונים מתייחסים לאחריותם כלפי כדור הארץ והחברה? איך שלמות מתבטאת גם בקשר שלנו עם העולם הרחב?

לאחר מכן, נתחיל סדרת מאמרים חדשה: שאיפה לשלמות (תהליכים ממשאבי אנוש) - שם נראה איך תהליכי גיוס, הכשרה, הערכת ביצועים ופיטורים יכולים לתמוך בשלמות.